5 wskazówek, jak zorganizować udane spotkanie biznesowe w biurze

Jak podaje Harvard Business Review Polska, liderzy przedsiębiorstw spędzają na spotkaniach biznesowych nawet 50% czasu pracy. Z drugiej strony – aż 90% uczestników tego typu zebrań przyznaje, że w ich trakcie zajmuje myśli czymś innym, natomiast 73% na spotkaniach biznesowych wykonuje prywatną pracę. Co zrobić, aby spotkania w biurze nie były marnotrawstwem czasu i pieniędzy przedsiębiorstwa? Przedstawiamy 5 rzeczy, o które należy zadbać, aby spotkanie z klientem w biurze przyniosło najlepsze korzyści dla firmy.

Udane spotkanie biznesowe w biurze nie tylko daje szansę pozyskania nowych klientów lub rozwoju współpracy z kontrahentami, lecz także pozwala poprawić wizerunek firmy, a nawet zmniejszyć ryzyko potencjalnych strat finansowych. Na zebraniach z klientami z reguły omawia się bowiem wiele istotnych kwestii, takich jak cel współpracy, jej poszczególne etapy, założenia, terminy realizacji zadań, a także sposób i wysokość finansowania projektu.

Zobacz, na czym polega budowanie wizerunku firmy >>

Aby spotkanie biznesowe przyniosło jak najwięcej korzyści, trzeba zadbać o jego profesjonalną organizację. Managerowie, dyrektorzy firm i liderzy zebrań powinni zająć się zarówno kwestiami merytorycznymi, jak i technicznymi.

Przed spotkaniem biznesowym w biurze – przygotowanie merytoryczne

Przed spotkaniem lider musi określić temat i charakter zebrania. Samodzielnie lub z pomocą swoich współpracowników powinien przygotować agendę, czyli plan wydarzenia. Agenda przyda się zarówno organizatorowi spotkania, jak i uczestnikom. Będą oni mogli bowiem wcześniej poznać zakres tematyczny zebrania i odpowiednio się do niego przygotować.

Lider spotkania jest także zobowiązany do jak najlepszego przygotowania merytorycznego. Dzięki temu będzie mógł rzeczowo odpowiadać na pytania klientów, przekonać ich do swoich racji, a także zainteresować tematem. Organizator spotkania może posługiwać się dodatkowo:

• prezentacjami multimedialnymi,
• krótkimi filmami wideo lub grafikami

i innymi elementami, które urozmaicą spotkanie. Dzięki nim klienci lepiej skupią się na spotkaniu.

Przed spotkaniem biznesowym w biurze – organizacja

Przed spotkaniem należy się także upewnić, czy biuro jest przygotowane na przyjęcie zainteresowanych. Warto więc sprawdzić, czy:

• w firmie znajduje się odpowiednia sala, która w dniu spotkania będzie wolna, posprzątana i odseparowana od pozostałej części biura. Jeśli sala konferencyjna ma przeszklone ściany, dobrze jest je zasłonić. W ten sposób nic z zewnątrz nie będzie rozpraszało uczestników zebrania;
• klienci zostaną dobrze ugoszczeni – tutaj pod uwagę trzeba wziąć nie tylko odpowiednią liczbę krzeseł, ale też dostęp do zimnych napojów, przekąsek lub ciepłych posiłków (jeśli zebranie ma trwać przynajmniej kilka godzin). Warto też zawczasu upewnić się, czy ekspres do kawy w biurze działa sprawnie i jest czysty. Dobrze także sprawdzić, czy w firmie są dostępne filiżanki dla klientów. Podanie nawet najpyszniejszej kawy w zdekompletowanych lub zniszczonych kubkach może być przez niektórych kontrahentów źle odebrane.

Zobacz, dlaczego warto mieć ekspres do kawy w biurze >>

Jeśli na spotkaniu ma zostać wyświetlona prezentacja, niezbędne będzie zorganizowanie rzutnika i komputera. Aby nie przedłużać początku zebrania, warto wcześniej sprawdzić, czy sprzęt działa poprawnie i czy w sali są wszystkie potrzebne przewody oraz dostęp do internetu.

Zaproszenie na spotkanie biznesowe – jak powinno wyglądać?

Po przygotowaniu szczegółów spotkania przedstawiciel firmy lub lider wydarzenia powinien zaprosić uczestników. Może to zrobić mailowo lub telefonicznie (rzadziej listownie). Najważniejsze, żeby zaproszenie dotarło do odbiorców przynajmniej tydzień bądź dwa przed spotkaniem, tak aby każdy uwzględnił zebranie w swoim kalendarzu i planie dnia.

Aby klienci odpowiednio przygotowali się do spotkania, w zaproszeniu należy uwzględnić:

• czas i miejsce wydarzenia,
• temat spotkania i prezentację lidera prowadzącego zebranie,
• krótką agendę.

Do zaproszenia warto też dodać RSVP, czyli prośbę o potwierdzenie przybycia do określonego dnia – mailowo lub telefonicznie.

W trakcie spotkania biznesowego – jak radzić sobie w trudnych sytuacjach?

Nawet najlepsze przygotowanie merytoryczne i techniczne nie zagwarantuje, że w trakcie spotkania wszystko pójdzie sprawnie, a klienci wyjdą z zebrania zadowoleni. Warto więc wcześniej przeanalizować wszystkie zdarzenia losowe, które mogą się przytrafić.

• Awaria sprzętu

Jeśli taka sytuacja zdarza się po raz pierwszy, można zaprosić uczestników na krótką przerwę. Kiedy lider lub technicy będą rozwiązywać problem lub szukać alternatywnych rozwiązań, klienci mogą wypić filiżankę pysznej kawy lub orzeźwić się wodą z dystrybutora wody źródlanej Eden.

Uwaga! Przerwa techniczna powinna być krótka i nie może powtarzać się kilka razy w ciągu jednego spotkania – z szacunku dla czasu poświęconego przez klientów.

• Brak zainteresowania uczestników spotkania

Jeśli lider zauważy, że klienci nie są zainteresowani spotkaniem, warto zastanowić się, czy omawiany temat na pewno jest prezentowany w sposób ciekawy. Możliwe też, że coś z zewnątrz rozprasza uwagę klientów. Gdy mimo starań lidera uczestnicy zajmują się czymś innym niż słuchaniem prezentacji, dobrze jest zaproponować chwilę przerwy na dokończenie innych spraw. Nie może ona jednak trwać zbyt długo.

• Jawna krytyka spotkania

Może się zdarzyć, że w trakcie spotkania klienci będą otwarcie wyrażać swoje niezadowolenie, a nawet zaczną się kłócić z liderem. W takiej sytuacji rolą organizatora zebrania nie jest przekrzykiwanie odbiorców, tylko próba znalezienia kompromisu. Największym błędem, jaki w tej sytuacji może popełnić lider, jest przeświadczenie o własnej nieomylności i brak zrozumienia drugiej strony.

Zobacz też, jak rozwiązywać konflikty w biurze >>

Po spotkaniu biznesowym – jak pozostawić po sobie dobre wrażenie?

Po każdym spotkaniu biznesowym prowadzący powinien podziękować zebranym za obecność aktywne uczestnictwo oraz przeprowadzone dyskusje. Warto także zobowiązać się do dostarczenia uczestnikom podsumowania wraz z najważniejszymi materiałami w ciągu maksymalnie dwóch lub trzech dni. W ten sposób klienci będą mogli jeszcze raz prześledzić wszystkie otrzymane informacje, uporządkować je, a także przygotować ewentualne pytania i odnieść się do tematu na kolejnych spotkaniach.