Czy Twoje biuro aktywizuje pracowników?

„Wiele najlepszych decyzji i spostrzeżeń rodzi się podczas rozmów na korytarzach i w firmowych kawiarniach” - tak twierdzi szef HR amerykańskiej firmy Yahoo. Podobnego zdania są założyciele Facebooka i firmy Google, projektujący swoje biura w taki sposób aby maksymalnie sprzyjać przypadkowym spotkaniom pracowników. Dlaczego? Ponieważ jak większość firm z Doliny Krzemowej – wyznają zasadę, że efektywność i innowacja są ściśle powiązane z interakcjami pracowników.

Firmy bardzo rzadko badają czy aranżacja biura sprzyja, czy raczej szkodzi efektywności i wydajności pracy. Nawet gdyby chciały to zrobić, zazwyczaj brak im odpowiednich narzędzi lub są one zbyt kosztowne do przeprowadzenia. Jeżeli jesteś właścicielem małej lub średniej firmy skupisz się raczej na analizie kosztów w przeliczeniu na jednostkę powierzchni, niż na rzetelnej ocenie, czy Twoje biuro służy efektywniejszej pracy. Warto jednak wiedzieć, jakie typy aranżacji biura sprawiają, że Twoi pracownicy będą czuli się bardziej zaktywizowani a w efekcie wydajniej pracowali.

Komunikacja twarzą w twarz

Zdecydowanie najważniejszą formą aktywności w biurze są interakcje twarzą w twarz. Nawet w procesie dynamicznego rozwoju nowoczesnych technologii usprawniających komunikację elektroniczną, potrzebujemy kontaktów bezpośrednich do bardziej innowacyjnej i efektywniejszej pracy. Dowodzą tego badania Bena Wabera i Thomasa J. Allena, zgodnie z którymi istnieje czterokrotnie większe prawdopodobieństwo, że częściej będziemy komunikować się z osobą (czy to bezpośrednio czy elektronicznie), która siedzi półtora metra od nas, niż z osobą która siedzi 60 metrów dalej lub pracuje w innym oddziale.

Nieformalne spotkania zwiększają efektywność

Czy jeszcze pamiętamy te czasy, kiedy menedżerowie utrudniali pracownikom nieformalne kontakty, a nawet ich zabraniali? Dla wielu szefów pogawędki przy dystrybutorze wody lub przy ekspresie do kawy, było stratą czasu lub niepotrzebnym oderwaniem od obowiązków. Dzisiaj wiemy, że przypadkowe spotkania i rozmowy w miejscu pracy tzw. “zderzenia” sprzyjają innowacjom, a duże firmy prześcigają się w udogodnieniach dla pracowników, chcąc pobudzić kreatywność i współpracę.

Przerwa w pracy może być kreatywna

Na szczególną uwagę zasługują miejsca, w których pracownicy spędzają przerwy w pracy. Są one nieocenioną platformą “zderzeń”. W wielu firmach takim miejscem jest przestrzeń blisko ekspresu do kawy lub dystrybutora z wodą, bo to tam najczęściej spotykamy się i rozmawiamy z innymi ludźmi. Firmy które wprowadzają takie udogodnienia jak postawienie kanapy, ustawienie kilku krzeseł i stolików zachęcających do rozmów – odnotowują znaczny wzrost wydajności i kreatywności, oraz poprawę komunikacji w firmie. Warto zadać sobie pytanie: Czy w mojej firmie jest takie miejsce? Czy moi pracownicy mogą wspólnie odpocząć od pracy, mieć możliwość swobodnej rozmowy przy filiżance kawy? 

Jeżeli na to pytanie odpowiedziałeś “nie” - zastanów się jak stworzyć przestrzeń biurową, która sprzyja współpracy.

Kultura ma znaczenie

Oczywiście samo ustawienie kanapy w recepcji nie wystarczy, aby zachęcić do nieformalnych spotkań. To kultura organizacji ma tutaj podstawowe znaczenie. Ludzie powinni czuć się w takim miejscu bezpiecznie i mieć przyzwolenie na spędzanie wolnego czasu razem. Menedżerowie powinni dawać wyraźny sygnał, że pozasłużbowe interakcje są nie tylko dozwolone, ale i mile widziane.

Ekspres do kawy jako część strategii

Zgodnie z artykułem Alexa Pentlanda "Nowe odkrycia na temat budowania wspaniałych zespołów", opublikowanego w Harvard Business Review Polska w październiku 2012 roku - odpowiednia aranżacja przestrzeni sprzyja komunikacji w biurze. Pentland wskazał jej trzy najważniejsze elementy: eksploracja (czyli kontaktowanie się z ludźmi z wielu grup pracowniczych), angażowanie się (kontaktowanie się z ludźmi w obrębie własnej grupy pracowniczej) i dzielenie się energią (kontaktowanie się z większą liczbą ludzi bez względu na hierarchię, strukturę i grupę). Zgodnie z tym co podaje HBRP ("Biura które aktywizuja pracowników", luty 2015), w jednej z dużych firm farmaceutycznych odnotowano wzrost sprzedaży, gdy rosła częstotliwość kontaktów handlowca z innymi handlowcami. Postanowiono dokonać takiej rearanżacji przestrzeni, aby umożliwić im kontakty z kolegami z innych działów.

Naturalnym miejscem spotkań handlowców były miejsca gdzie stały ekspresy do kawy. Firma postawiła na wzrost zaangażowania i zainwestowała kilkuset dolarów w mniejszą liczbę większych, wydajniejszych urządzeń, gromadzących większą liczbę pracowników. Urządzono również dużą kawiarnię dla całego personelu.

W kwartale, który nastąpił bezpośrednio po wprowadzeniu tych zmian, sprzedaż firmy wzrosła o 20%.

Jak zaaranżować miejsce spotkań w małej firmie

Jeżeli masz małą firmę i zastanawiasz się jak urządzić biuro, w którym Twoi pracownicy będą czuć się komfortowo podczas przerw w pracy, spróbuj wykorzystać bezpłatne i uniwersalne narzędzia do projektowania. Proces tworzenia aranżacji takiego miejsca może być bardzo prosty i nie wymagający żadnej specjalistycznej wiedzy. Wystarczy podać wymiary i wybrać kształt pomieszczenia, a następnie nanieść poszczególne obiekty na aranżowaną powierzchnię. W każdej chwili można skorzystać z dynamicznego podglądu 3D. Stworzony projekt można wydrukować lub zapisać. 

Interakcje pomiędzy pracownikami są o wiele cenniejsze i ważniejsze niż do tej pory sądzono. Wzmagają zaangażowanie, kreatywność i są przyczyną najbardziej innowacyjnych pomysłów. Stwarzając i aranżując pracownikom przestrzeń do swobodnych kontaktów, budujesz potencjał własnej firmy.