Etapy tworzenia zespołu projektowego

Członkowie zespołu dzięki współpracy i wymianie wiedzy mogą osiągnąć efekt synergii.

Jest to sytuacja, kiedy generowany przez grupę efekt (rezultat pracy) jest większy niż w przypadku, kiedy jednostka pracuje sama.  Jednak, aby grupa osiągnęła zamierzony efekt, niezbędny jest właściwy dobór jej członków (bez dominujących indywidualności) oraz świadome i zaplanowane kierowanie zespołem. Na prawidłowe funkcjonowanie zespołu i efektywniejszą pracę wpływa m.in. synchronizacja pracy oraz odpowiedni podział ról i obowiązków. Z tego względu już na samym początku jego tworzenia należy przemyśleć, jak będzie wyglądać współpraca na każdym z etapów rozwoju projektu.

Przeczytaj również: 10 sposobów na podniesienie kompetencji Twojego zespołu

Zespół projektowy – dobór członków zespołu

Podczas komponowania zespołu każdy manager powinien mieć na uwadze, że w tym przypadku selekcja kandydatów jest oparta na innych zasadach, niż tych stosowanych przy wyborze pojedynczych osób podczas rekrutacji do firmy. Proces komponowania zespołu bazuje na dwuwymiarowym dopasowaniu, które jest połączeniem dopasowania w poziomie z dopasowaniem w pionie.

1. Dopasowanie poziome: członków zespołu należy dobierać w oparciu o analizę wymagań jakie stawia projekt (umiejętności oraz cechy osobowości, które pozwolą na realizacje zadania).
2. Dopasowanie pionowe: członków zespołu należy dobierać z uwzględnieniem tego, że mają oni współpracować w grupie (jednostka musi być w stanie dobrze się komunikować z pozostałymi członkami grupy, posiadać umiejętność współpracy oraz dostosowywania się do przydzielonej roli).

Przeczytaj również: 5 sposobów na zbudowanie efektywnego zespołu

Budowanie zespołu – pięcioetapowy model rozwoju wg Tuckmana i Jensena

Budowanie zespołu jest procesem złożonym, długotrwałym i zmiennym, gdyż grupa inaczej zachowuje się na początku swojej znajomości i współpracy, a inaczej, kiedy między jej członkami zajdą już jakieś bardziej rozbudowane interakcje. Każda zmiana w relacjach międzyludzkich w zespole powoduje zmiany w jego funkcjonowania, co ciekawe przebiegają one według określonego schematu. Pokonywanie kolejnych etapów przez członków grupy nazywane jest mianem budowania zespołu (ang. team building). Najbardziej rozpowszechniony jest model faz rozwoju zespołu według Tuckmana i Jensena. Wyróżnili oni następujące etapy budowania zespołu:

1. Formowanie – na tym etapie członkowie zespołu spotykają się po raz pierwszy; wszelkie interakcje są przypadkowe i grupa polega na przywódcy; są ustalane początkowe zasady współdziałania i następuje zapoznanie się z zadaniami. Koniec fazy pierwszej następuje w momencie, kiedy członkowie zespołu zaczynają postrzegać siebie jako cześć grupy.
2. Docieranie się – zaczynają się ujawniać osobiste cele jednostek w grupie oraz pojawiają się reakcje emocjonalne; kwestionowane są wcześniejsze decyzje i w grupie dostrzec można konflikt. Faza druga powinna zostać zakończona konstruktywnym zarządzaniem konfliktem i otwartą komunikacją.
3. Normalizacja – wcześniejsze spory i konflikt zmieniają się w rzeczowe rozmowy; członkowie grupy dzielą się swoimi poglądami i są gotowi na dalszą współpracę; zacieśniają się relacje grupy i zostają z zaakceptowane role i normy zachowania w zespole; zadania zostają przydzielone i rola leadera opiera się głównie na obserwowaniu.
4. Wykonanie – czas najefektywniejszej pracy, gdyż są wdrażane kreatywne rozwiązania; grupa jest skoncentrowana na osiąganiu wspólnych celów i są one przekładane ponad własne; przywództwo jest w pełni zaakceptowane i zespół wykazuje chęci pozytywnego zrealizowania projektu.
5. Zamknięcie – ostatni z etapów kończący współpracę, która oparta była na osiągnięciu celów i wykonania całego projektu; relacje rozluźniają się, gdyż członkowie grupy podejmują nowe wyzwania; jest to czas, kiedy należy podsumować rezultaty pracy i wyciągnięć wnioski na przyszłość.

Przeczytaj również: Jak zadbać o motywację pracownika?

Zespół należy kontrolować w każdym momencie jego funkcjonowania, aby na bieżąco dostrzegać wszelkie konflikty czy problemy wpływające na spadek skuteczności całej grupy. Analiza aktualnego stanu w jakim akurat znajduje się zespół pozwala na wskazanie kierunku zmian oraz wskazówek, które po wdrożeniu spowodują, że zespół osiągnie pożądaną efektywność. Bardzo istotny jest również pierwszy etap, a mianowicie komponowania zespołu, który jest wprowadzeniem do faz rozwoju. Proces ten wpływa bezpośrednio na efektywność późniejszej pracy zespołu, co w konsekwencji przekłada się na efekty realizowanego projektu.