Jak pisać oficjalne maile krok po kroku – poznaj tajniki służbowej korespondencji
Praca z wyobraźnią
W trakcie pracy biurowej, podczas wysyłania CV lub w bezpośrednim kontakcie z klientem – sytuacje, w których musisz pisać oficjalne maile, przytrafiają się wielokrotnie, dlatego warto znać zasady prowadzenia służbowej korespondencji. Czy wiesz, jak zacząć maila oficjalnego oraz co powinien zawierać? Zobacz, jak stworzyć e-mail zgodny zarówno z zasadami pisowni, jak i etyką językową.
Zanim dowiesz się, jak krok po kroku napisać maila firmowego, pamiętaj o podstawowej zasadzie – wiadomość służbowa powinna być zbudowana tak jak e-mail nieoficjalny: musi mieć swój początek (bezpośredni zwrot do odbiorcy), część główną oraz zakończenie. Jak to dokładnie wygląda w przypadku maila o oficjalnym charakterze? Poznaj najważniejsze wskazówki.
Jak zacząć maila, czyli wskazówki dotyczące stosowania zwrotów inicjujących wiadomość
Najpowszechniejszym i najbardziej uniwersalnym zwrotem rozpoczynającym mail oficjalny jest formuła Szanowni Państwo. Takie rozwiązanie stosuje się, jeśli nie wiesz, czy piszesz wiadomość do mężczyzny, czy do kobiety.
Uwaga. Jeśli adres e-mail wyraźnie wskazuje na płeć odbiorcy lub zdajesz sobie sprawę, kto nim jest, zwrot Szanowni Państwo należy zastąpić sformułowaniem Szanowny Panie lub Szanowna Pani.
W korespondencji oficjalnej (tak samo jak w prywatnych mailach) najlepiej unikać rozpoczynania wiadomości od Witam. Stosując ten zwrot, adresat stawia się w pozycji bardziej uprzywilejowanej niż odbiorca. Choć nie wszyscy mają świadomość wydźwięku wspomnianego przywitania, należy założyć, że niektóre osoby mogą poczuć się urażone, widząc tak rozpoczętą wiadomość.
Jak jeszcze można zacząć oficjalną korespondencję? Do wyboru pozostają jeszcze zwroty:
- Dzień dobry – należy jednak zwrócić uwagę, że nie zawsze wiadomości są wysyłane i odczytywane w trakcie dnia;
- Hej / Cześć – tego typu sformułowań znanych z nieoficjalnej korespondencji możesz używać, jeśli pozostajesz w bliskich relacjach z odbiorcą (chociażby ze współpracownikiem).
Po każdym zwrocie do odbiorcy trzeba postawić przecinek (nie wykrzyknik), a kolejną linijkę wiadomości rozpocząć małą literą. Jeśli po raz kolejny odpowiadasz tej samej osobie na oficjalny mail, możesz zrezygnować z bezpośredniego zwrotu do odbiorcy i od razu przejść do głównej części maila.
Zobacz, jak kultura organizacyjna wpływa na zarządzanie firmą >>
Jak napisać treść maila, czyli wskazówki dotyczące przekazywania najważniejszych informacji odbiorcy
Oficjalny mail powinien być możliwie jak najkrótszy. Oznacza to, że w treści wiadomości należy zawrzeć tylko najpotrzebniejsze informacje. Pamiętaj więc, żeby:
- pisać konkretnie – czyli dokładnie precyzować swoje myśli, wydawać polecenia, itp.,
- stosować krótkie zdania – odbiorca lepiej i szybciej je zrozumie,
- unikać ogólników – nic niewnoszących do treści e-maila.
Jeśli masz do przekazania kilka informacji jednocześnie, warto stosować punktory (ang. bullets). Możesz również podkreślić lub pogrubić wybrane fragmenty. Dobrze pamiętać też o podziale dłuższych fragmentów tekstu na akapity. Graficzne rozdzielenie wiadomości ułatwi odbiorcy zrozumienie maila.
Uwaga! Jeśli wiadomość rozpoczynasz od formuły Szanowna Pani / Szanowny Panie, w treści maila również utrzymuj tę formę. Pisz więc: Czy mogłaby Pani / mógłby Pan wysłać…, zamiast Czy możesz wysłać…
Zobacz, jak zachowywać się wobec gości biznesowych >>
Jak zakończyć maila, czyli porady dotyczące zwrotów grzecznościowych na końcu wiadomości
Każdy e-mail rozpoczynany w formalnym tonie powinien zakończyć się w ten sam sposób. Jeśli więc na początku użyłeś zwrotu Szanowni Państwo / Szanowna Pani / Szanowny Panie, na końcu należy napisać Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku. Taka forma korespondencji jest bardzo mile widziana zwłaszcza w trakcie wysyłania CV czy w pierwszych kontaktach z nowym klientem.
Uwaga! Po zwrotach grzecznościowych kończących wiadomość nie stawia się przecinka. Ten znak interpunkcyjny występuje jedynie w zakończeniach maili w języku angielskim.
Nieco mniej oficjalną, nadal jednak poprawną formą jest zwrot Łączę pozdrowienia. Na tego typu sformułowania możesz sobie pozwolić, jeśli korespondujesz ze współpracownikiem lub osobą, którą znasz prywatnie.
Pod każdym mailem oficjalnym powinieneś się również podpisać. Możesz to zrobić, wpisując pełne imię i nazwisko (razem ze stanowiskiem) lub – jeśli jest to kolejna odpowiedź na wiadomość – dodając same inicjały. W firmach, zwłaszcza tych zajmujących się pracą biurową, każdy pracownik ma swoją stopkę w formularzu wiadomości (z imieniem i nazwiskiem adresata oraz danymi firmy, którą reprezentuje).
O czym jeszcze warto pamiętać, wysyłając oficjalne maile? Zwróć uwagę na kilka zasad.
- W korespondencji oficjalnej posługuj się profesjonalnym adresem e-mail np. nazwisko.at.domena.pl lub nazwisko.at.domena.pl.
- Zawsze tytułuj oficjalne maile, dzięki którym odbiorca będzie wiedział, czego dotyczą, np. Podsumowanie spotkania – 1.01.2017 r.
- Przed wysłaniem wiadomości sprawdź, czy nie zrobiłeś błędu ortograficznego lub interpunkcyjnego.
- Nie stosuj zbyt wielu fontów, kolorów i efektów. Wygląda to nieprofesjonalnie.
- Nie wysyłaj emotikonek – zwłaszcza do klientów i pracodawców.
Przeczytaj też:
Firma zbudowana na zadowoleniu pracowników >>
