Jak rozliczyć koszty reprezentacji? Koszty a VAT

Koszty reprezentacji to wydatki, które nie wliczają się w koszty uzyskania przychodu i służą budowaniu wizerunku firmy lub podatnika. Rozliczenie takich kosztów często sprawia kłopot, zwłaszcza wówczas, gdy nie wiadomo, jak odróżnić koszty reprezentacji od wydatków innego typu. Wyjaśniamy w artykule wszystkie wątpliwości związane z kosztami reprezentacji.

KOSZTY REPREZENTACJI – CO DO NICH NALEŻY, A CO NIE?

Warto pamiętać, że w praktyce określenie charakteru danego wydatku i właściwe rozliczenie kosztów wiąże się z:

• kontekstem sytuacji, w której dany wydatek został poniesiony,
• rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej.

Jakie wydatki traktuje się jako reprezentacyjne? Do niedawna rozliczenie kosztów tego typu było trudne – w przepisach brano pod uwagę tak mgliste kryteria oceny danych wydatków, jak ich „wystawność” czy „okazałość”. Doprowadzało to do wielu nieporozumień, ponieważ  to, co dla małej firmy może być sporym wydatkiem o charakterze wizerunkowym, dla innej stanowi element codziennego życia w biurze.

Wraz z orzeczeniem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2012 r. za koszty reprezentacji uznaje się obecnie te wydatki, które pełnią funkcje przedstawicielskie względem podatnika. Mają one na celu:

• poprawę/kreowanie wizerunku podatnika,
• stworzenie określonego obrazu przedsiębiorstwa „na zewnątrz”.

Jakie wydatki to z pewnością nie koszty reprezentacji? Najwyrazistszy przykład stanowi zakup wody do firmy.

Zgodnie z § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. pracodawca jest bowiem zobowiązany zapewnić pracownikom dostęp do wody pitnej – to jedna z podstawowych zasad BHP. Dlatego kupno wody traktuje się jako koszty uzyskania przychodu, związane z samym funkcjonowaniem firmy. Woda w pracy wpływa na tak wiele aspektów codziennego życia pracowników, że warto zgłębić ten temat.

Podobnie wygląda rozliczenie ekspresu – nie sposób uznać kawy z nawet najdroższego i najefektowniejszego urządzenia za coś, co wpływa na wizerunek firmy, a zatem również jest ona traktowana jako element „normalnego” działania biura. Pracodawca może jednak wybrać taką formę użytkowania ekspresu, która będzie dla niego najkorzystniejsza pod względem finansowym – dzierżawa, leasing czy zakup do biura ekspresu do kawy mają swoje zalety, ale i wady. Trzeba zdawać sobie z nich sprawę przed podjęciem decyzji.

Warto również pamiętać, że za koszty reprezentacji nie uznaje się wydatków na urządzanie biura. Remont miejsca pracy, oprócz poprawy estetyki, która wpływa z kolei na wizerunek firmy, ma przede wszystkim usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i uczynić z niego przyjemniejszą przestrzeń dla pracowników.

KOSZTY REPREZENTACJI I REKLAMY – JAK ODRÓŻNIĆ?

Skoro w koszty uzyskania przychodu są wliczane wydatki na reklamę, to część przedsiębiorców może wpaść na myśl, aby utożsamić ze sobą koszty reprezentacji i reklamy. Między oboma typami wydatków istnieją jednak różnice:

• reklama – za pomocą środków masowego przekazu – ma na celu nakłonić do zakupu danego towaru lub usługi jak najszerszą grupę odbiorców;
• reprezentacja skupia się na oddziaływaniu na potencjalnych partnerów biznesowych, kontrahentów czy klientów B2B.

Rozliczenie kosztów reprezentacji może zatem obejmować takie wydatki, jak realizacja usługi gastronomicznej, zakup żywności, alkoholu oraz innych napojów. Jako przykład można podać np. posiłek spożyty w restauracji z partnerem biznesowym – nie jest on elementem biurowego życia, pomaga jednak wywołać odpowiednie wrażenie na przedstawicielach innej firmy czy klientach.

Czasem koszty reprezentacji i reklamy są jednak trudniejsze do odróżnienia, szczególnie w przypadku upominków dla partnerów firmy.

• Jeśli prezent jest opatrzony logo firmy i ma niewielką wartość pieniężną, to traktuje się go jako pełniący funkcje reklamowe, a zatem włączany w koszty podatkowe.

• Z kolei gdy upominek otrzymuje wąska grupa np. kontrahentów, jest pozbawiony logo i ma względnie dużą wartość, można uznać go za jeden z kosztów reprezentacji.

W niektórych sytuacjach pracodawca może odpowiednio operować wydatkami tak, aby rozliczać je w różny sposób – np. dbanie o roślinność wokół miejsca pracy może być interpretowane zarówno jako reklama, jak i dbanie o przedstawicielstwo firmy (to drugie zwłaszcza wówczas, gdy zostaną użyte egzotyczne rośliny czy dekoracje).

KOSZTY REPREZENTACJI A PODATEK VAT

Rozliczenie kosztów poniesionych w celach reprezentacyjnych warto rozpocząć od uświadomienia sobie, że opodatkowaniu nie podlega kwota netto tych wydatków, ale naliczone od nich kwoty podatku VAT można uznać za koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to w szczególności usług gastronomicznych i noclegowych, w których co do zasady niemożliwe jest odliczanie podatku VAT. Oznacza to, że przy odpowiednim korzystaniu z obowiązujących przepisów możesz dzięki temu poznać jeden ze sposobów na kreatywne oszczędzanie.

Niestety nie wszystkie organy podatkowe zgadzają się w kwestii rozliczania kosztów reprezentacji w ten sposób – w sytuacjach spornych warto skierować do odpowiedniego urzędu oficjalne zapytanie wyjaśniające sytuację. >>

Koszty reprezentacji a VAT – dowiedz się więcej na ten temat