Jak rozwiązywać konflikty w biurze?
Praca z wyobraźnią
Biuro jest nie tylko miejscem pracy, ale także polem relacji współpracowników i przełożonych. Kiedy dąży się do osiągnięcia wspólnego celu, wszystkim powinno zależeć na wypracowaniu skutecznej i przyjaznej komunikacji. Zdarza się, że w tym modelu powstają małe lub większe konflikty. Jakie mogą być ich przyczyny i jak rozwiązywać konflikty w grupie?
Konflikty są rzeczą naturalną i powstają w każdej organizacji. Sytuacja staje się bardziej niekomfortowa, gdy konflikt determinuje codzienną pracę biura i obniża efektywność zespołu. Przeszkody w sprawnej komunikacji mogą pojawiać się na linii pracownik–przełożony lub pomiędzy współpracownikami. W każdym przypadku należy szybko wyjaśnić sytuację i nie pozwolić na eskalację konfliktu.
Konflikt pomiędzy przełożonym a pracownikiem
Stosunek zależności między przełożonym a pracownikiem może prowadzić do napięć – dlatego w tej relacji najważniejsze jest zapobieganie konfliktom. To menadżer ustala kulturę pracy w organizacji i swoim zachowaniem wpływa na komfort pracowników. W sytuacji, gdy przełożony nie stosuje się do zasad tworzenia pozytywnej atmosfery w biurze, najczęściej dochodzi do dużej rotacji pracowników.
Dobry manager umiejętnie zarządza konfliktami i poza tym, że rozładowuje takie napięcia, potrafi wyciągnąć z nich wnioski. Szczera rozmowa z pracownikami może wydobyć ich dodatkowy potencjał i doprowadzić do pozytywnych zmian w firmie.
Sam pracownik w sytuacji konfliktu z przełożonym stosuje często taktykę unikania konfrontacji, czyli zamiatania problemów pod dywan. Nie wierzy on w możliwość rozwiązania konfliktu z osobą na wyższym stanowisku. Obawia się zdominowania i nie podejmuje próby wyjaśnienia problemu. Tym sposobem po stronie zależnej gromadzi się wiele niechęci, która powoduje spadek motywacji.
Aby relacje z pracownikami kształtowały się pozytywnie, przełożony powinien być nastawiony na dialog i słuchanie. Działania pracodawcy, które znacznie upośledzają pracę zespołu i których pracodawca nie powinien nadużywać, to:
- sztywne narzucanie obowiązków,
- niedawanie prawa głosu,
- krytyka,
- niejasne komunikaty,
- wyłącznie doraźna komunikacja.
Osoba zarządzająca jest odpowiedzialna za przepływ informacji w zespole i motywację pracowników. Regularne zebrania, które umożliwiają swobodną dyskusję, a także konstruktywna, niepersonalna krytyka i szacunek – to najważniejszy krok ku dobrej atmosferze w firmie.
Rozwiązywanie konfliktów w pracy między pracownikami
Zaburzenie równowagi w zespole może wynikać z rozbieżnych priorytetów, wartości i celów. Osoby pracujące w jednej firmie mogą znacznie różnić się podejściem do obowiązków oraz stylem życia. Konflikt wynika czasami również ze spotkania dwóch silnych temperamentów, którym trudno pójść na kompromis. Jak rozwiązać taki konflikt w pracy?
Jeżeli jesteś jedną ze stron w konflikcie, skonfrontuj się z drugą osobą. Gdy konflikt dotyczy większej grupy, warto poprosić o mediację przełożonego. Odłóż emocje na bok i spójrz na sytuację obiektywnie.
Zbadaj własne motywacje i interesy, jak i postawę drugiej strony. Zastanów się nad kompromisem, jaki możecie wspólnie wypracować. Zaproponuj rozmowę w miejscu zapewniającym prywatność, przy filiżance dobrej kawy z ekspresu. Na początku przyznaj się do własnych błędów, dzięki czemu zmienisz tor rozmowy ze sporu na wypracowywanie kompromisu. Pamiętaj, że kompromis polega na rezygnacji z części dążeń, by utorować drogę innym celom i zyskom. Im szybciej odbędziesz szczerą rozmowę ze współpracownikiem, tym łatwiej ustalicie satysfakcjonujące działania.
Nie zapominaj również, że osoba, z którą rozmawiasz, ma swoje mocne strony, i nie traktuj jej z góry, z uprzedzeniem lub stereotypowo. Należy szanować wartości oponenta, słuchać ich z uwagą, ponieważ w innym wypadku nie ma możliwości wypracowania obopólnie zadowalających rozwiązań.
Ćwiczenia na rozwiązywanie konfliktów w grupie
Możesz przeszkolić swój zespół w nazywaniu i rozwiązywaniu konfliktów. Sama świadomość możliwości zarządzania takimi sytuacjami znacznie usprawnia komunikację między pracownikami i prowokuje do szczerych konfrontacji. Najprostsze ćwiczenie z rozładowywania napięć można zorganizować w trzech krokach.
- Podziel zespół na dwie grupy. Każdej z nich zleć opisanie przykładowego konfliktu w pracy – opis powinien: nakreślać sytuację sprzed konfliktu, wskazać moment jego powstania, scharakteryzować jego istotę i wymienić osoby w niego zaangażowane.
- Zamień powstałe opisy pomiędzy grupami, tak by mogły odpowiedzieć na problem drugiej grupy – jak postrzegają przyczyny konfliktu, jak określają jego rodzaj i jakie widzą możliwości jego rozwiązania.
- Zwróć opracowanie problemu grupie, która opisała konflikt, i poprowadź dyskusję.
Zaletą tego zadania jest wypracowanie obiektywizmu u obu grup i nastawienie na rozwiązywanie problemu, czyli zadaniowe podejście do komunikacji. Ćwiczenie takiej postawy przygotuje zespół na reagowanie w prawdziwej sytuacji kryzysowej.
W rozwiązywaniu konfliktów najważniejsze jest prowadzenie konstruktywnej krytyki i ocenianie zachowań, a nie ludzi. Podejście personalne łatwo rodzi uprzedzenia i blokuje porozumienie na samym początku rozmowy. Refleksyjne podejście i umiejętność słuchania potrafi zapobiec nieporozumieniom i wytworzyć sympatyczną atmosferę w biurze.
To również może Cię zainteresować:
