Jak zorganizować spotkanie biznesowe – 6 dobrych praktyk

Sposób organizacji eventu biznesowego jest w dużym stopniu uzależniony od specyfiki branży i celu spotkania. Inne oczekiwania mają osoby prowadzące negocjacje warunków współpracy, a inne – uczestnicy spotkania integracyjnego. Można jednak wyróżnić pewne uniwersalne praktyki, których wprowadzenie w życie usprawni organizację tego typu wydarzeń.

1. Dostarcz uczestnikom jak najwięcej informacji – z wyprzedzeniem

Uczestnicy spotkania powinni poznać jego termin przynajmniej tydzień wcześniej i dostać potwierdzenie. Zaproszonym gościom należy z kilkudniowym wyprzedzeniem udostępnić także informacje dodatkowe, które pozwolą im odpowiednio przygotować się do wymiany argumentów i rozplanować inne zadania w czasie dnia. Wśród dostarczonych danych powinny znaleźć się:

• planowany czas trwania spotkania,
• adres miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie,
• zakres omawianych tematów, wraz z materiałami dodatkowymi, przydatnymi w trakcie spotkania (raporty, prezentacje itp.).

Warto również udzielić informacji o dostępności parkingu czy podać wskazówki dotyczące sposobu wejścia do budynku – by goście nie musieli błądzić wokół biura.

2. Ustal rozsądny czas spotkania

Optymalny czas spotkania to 1–2 godziny. Jeśli wydarzenie potrwa dłużej – uczestnicy mogą mieć problemy z zachowaniem wysokiego poziomu koncentracji. W przypadku spotkań zaplanowanych na kilka godzin najlepiej przewidzieć krótkie przerwy na kawę i chwilę odpoczynku od wysiłku intelektualnego.

Istotne jest nie tylko to, jak długo trwa spotkanie, lecz także pora jego rozpoczęcia. Zaleca się, by termin wydarzenia był zbliżony do pory posiłku lub zakończenia pracy – to pozwoli uniknąć niepotrzebnych dygresji. Ważne również, by dbać o punktualność – rozpoczynać i kończyć spotkanie o wyznaczonych porach. To umożliwia uczestnikom rozplanowanie zadań, ale i kreuje profesjonalny wizerunek prowadzącej osoby.

3. Przygotuj przestrzeń i zadbaj o porządek

Spotkania biznesowe najczęściej odbywają się w biurze, w jednej z sal konferencyjnych. Miejsce to powinno być odpowiednio wyciszone i osłonięte – aby zapewnić warunki do skupienia i nie rozpraszać innych pracowników. Przed przybyciem uczestników warto zadbać o to, żeby w pomieszczeniu panował porządek. Na wypadek gdyby podczas omawiania zaplanowanych tematów konieczne okazało się skorzystanie z rzutnika – przed spotkaniem trzeba sprawdzić, czy urządzenie na pewno działa. W takiej sytuacji na pewno przyjdzie z pomocą office manager lub asystent.

Goście powinni wejść do już przygotowanej salki konferencyjnej – tak, by organizatorzy spotkania od początku sprawiali wrażenie profesjonalistów panujących nad sytuacją i dbających o szczegóły.

4. Zaproponuj wodę lub kawę

Po powitaniu i przedstawieniu gości warto zaproponować im kawę, herbatę lub wodę. Będzie to nie tylko przyjazny gest (smaczna kawa lub woda źródlana na pewno nieco rozluźnią atmosferę), lecz także zabieg zapewniający uczestnikom komfort podczas dyskusji.

5. Podążaj za agendą spotkania

Przed spotkaniem przygotuj jego plan – spis tematów, jakie należy poruszyć. Pomoże to w zachowaniu ram czasowych, a także pozwoli uniknąć sytuacji, w której uczestnicy zapomną o poruszeniu jednego z zagadnień. Najważniejsze tematy najlepiej podejmować na początku spotkania – dzięki temu nie wypadną z planu z powodu braku czasu, a uczestnicy w trakcie ich omawiania zachowają najwyższy stopień koncentracji.

Ogólną agendę warto udostępnić wcześniej – wówczas każdy z gości będzie mógł w pełni przygotować się do spotkania. Najlepiej po każdym zagadnieniu zaplanować czas na zadawanie pytań. Niewskazane jest odkładanie tego na koniec spotkania, gdyż uczestnicy mogą nie zapamiętać, jakie wątpliwości pojawiały się w trakcie omawiania poszczególnych tematów.

6. Zakończ spotkanie konkluzją

Na zakończenie spotkania konieczne będzie przytoczenie kluczowych wniosków i powtórzenie ustaleń z każdego etapu dyskusji. Dzięki temu można uniknąć wątpliwości, czy wszyscy uczestnicy są zgodni co do kolejnych kroków i zadań. Wypunktowane ustalenia i wnioski warto przesłać uczestnikom w wiadomości e-mail w formie podsumowania (uwieńczonego podziękowaniem za obecność).

Pamiętaj również o zachowaniu odpowiedniej etykiety biznesowej. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule „Etykieta biurowa, czyli jak zachowywać się wobec gości biznesowych”.