Jak zorganizować wigilię firmową w biurze?

Wigilia firmowa – dla części osób to okazja do spędzenia przyjemnego czasu ze znajomymi z pracy, dla innych zaś… średnio przyjemna formalność. O tym, z czym będą się kojarzyły wigilie firmowe w Twoim biurze, decyduje ich organizacja. Oto kilka przydatnych porad, dzięki którym zaplanowane przez Ciebie spotkanie wigilijne sprawi radość wszystkim pracownikom!

Przygotowania do wigilii firmowej w biurze należy rzecz jasna rozpocząć od ustalenia terminu dogodnego dla większości pracowników. W przypadku niewielkiej firmy wstępne widełki czasowe można ustalić przy luźnych rozmowach przy kawie lub w pokoju relaksacyjnym, jednak w większych przedsiębiorstwach jest to praktycznie niemożliwe. Konieczna będzie zatem współpraca z szefami zespołów, którzy mogą zebrać od swoich podwładnych informacje o dogodnych terminach.

Termin wigilii firmowej ma odpowiadać większości pracowników, ale Ci, którym on nie pasuje, nie powinni być zmuszani do zmiany swoich planów. Wigilia firmowa ma być przyjemnością, nie obowiązkiem. Jakiekolwiek formy nacisku wywierane na pracowników, którzy nie mogą lub po prostu nie chcą przyjść na spotkanie, są nietaktowne. Co więcej: mogą wpłynąć negatywnie na atmosferę w trakcie wigilii firmowej.

Już na etapie organizowania wigilii firmowej warto zaczerpnąć informacji o tym, jak rozliczyć wydatki związane z imprezą świąteczną. Dobrą informacją jest to, że wydatki poniesione w związku z wigilią firmowa mogą zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu. Aby było to możliwe, trzeba jednak udowodnić związek między takim spotkaniem a celami motywacyjno-integracyjnymi. Ułatwi to przygotowanie planu wigilii firmowej, w którym określone zostaną także jego cele.

Przeczytaj także: Jak rozliczyć w kosztach firmową wigilię?

Wigilia firmowa – „w biurze” nie znaczy „gorzej”

Według części specjalistów od savoir-vivre’u oraz zarządzania wigilie firmowe organizowane w miejscu pracy są źle odbierane przez pracowników. Dlaczego? Działa tu kilka czynników:

• przestrzeń biura kojarzy się z obowiązkami, nie relaksem;
• wigilia firmowa w biurze jest najczęściej krótsza i skromniejsza niż zorganizowana w restauracji;
• wigilia w biurze często przybiera formę oficjalnego, „sztywnego” spotkania.

Jeśli jednak weźmiesz pod uwagę to, co sprawia, że dla części pracowników wigilia w biurze jest niekomfortowa, zyskasz odpowiedź, co zrobić, aby stała się ona przyjemniejsza.

Po pierwsze, wybierz pomieszczenie, w którym wigilia firmowa będzie nieco mniej formalna. Z dużych sal konferencyjnych warto korzystać tylko wtedy, jeśli to konieczne – kojarzą się one bowiem z najbardziej stresującymi momentami w pracy, czyli spotkaniami z zarządem firmy czy z klientem.

Paradoksalnie, odpowiednio zaaranżowany i przystrojony open space – codzienna przestrzeń pracy – pozwoli szybciej zrelaksować się pracownikom. Możesz także zapowiedzieć, że w dzień firmowej wigilii obowiązuje świąteczny dress code – dzięki temu od samego początku dnia pracy w biurze Twoi pracownicy poczują atmosferę Bożego Narodzenia. Zorganizowanie wigilii firmowej pod koniec dnia pracy również rozluźni wszystkich pracowników. Spotkanie o 12:00 lub 14:00 z konieczności będzie krótsze i bardziej formalne.

Po drugie, pomyśl, jaka jest przewaga wigilii firmowej w biurze nad wigilią firmową w restauracji? Przede wszystkim, pracownicy mogą poczęstować swoich kolegów i swoje koleżanki własnoręcznie przyrządzonymi domowymi potrawami lub słodyczami. Rozmowy o domowych przysmakach pozwolą zintegrować się osobom, które na co dzień w pracy nie mają ze sobą kontaktu. Oczywiście, jedzenie przygotowane przez pracowników ma stanowić jedynie uzupełnienie zorganizowanego przez pracodawcę świątecznego cateringu.

Zaletą wigilii w biurze może być również bardziej prywatny wymiar całego spotkania. Warto w pełni wykorzystać możliwości biura. Pracownicy za pomocą firmowego ekspresu do kawy mogą samodzielnie przygotować sobie świąteczne latte z kupionymi wcześniej piankami, czekoladowymi gwiazdkami czy przyprawą do piernika. Częścią atrakcji wigilijnych w pracy może być także wspólne zdobienie bombek, które następnie znajdą się na firmowej choince.

Inną aktywnością integracyjno-motywacyjną, o której warto pomyśleć przy okazji wigilii firmowej, jest zorganizowanie karaoke ze świątecznymi piosenkami. Koszt zestawu z płytą CD oraz 2 mikrofonami nie powinien przekroczyć 200 zł, zaś za miejsce występów może posłużyć dowolna sala w firmie wyposażona w rzutnik oraz głośniki. Jak zachęcić pracowników do wspólnego śpiewania? Najlepiej, aby karaoke zainaugurował… prezes firmy. Wszystkie atrakcje, które zaplanujesz na wigilii firmowej, warto udokumentować – najlepsze świąteczne zdjęcia można potem rozesłać pracownikom lub wrzucić na stronę firmy, co wpłynie pozytywnie na jej odbiór wśród kontrahentów.

Nie dysponujesz w firmie przestrzenią lub środkami, które pozwalają na zorganizowanie wspomnianych zabaw? Innym pomysłem jest wspólne pójście do baru po zakończeniu spotkania. Takie wyjście możesz również umieścić w planie wigilii, dzięki czemu doda ono wigilii firmowej waloru integracyjno-motywacyjnego.

Przeczytaj także: Jak podawać kawę – kawowy savoir-vivre w pracy 

Wigilia firmowa w biurze – co z prezentami?

Najłatwiejszym sposobem na prezenty dla pracowników przy okazji wigilii firmowej są karty podarunkowe, bony towarowe lub paczki. Rozliczenie tych drobnych podarunków wygląda różnie w zależności od tego, na który z nich zdecyduje się pracodawca:

• bony towarowe – ich wartość dolicza się pracownikom do przychodu ze stosunku pracy;
• karty podarunkowe (karty przedpłacone) – jeśli zostaną sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, to bony o wartości do 380 zł/każdy są zwolnione od opodatkowania. Z kolei karty podarunkowe sfinansowane ze środków obrotowych nie podlegają tej uldze w żadnej formie;

To wygodne rozwiązanie szczególnie w przypadku firm, które zatrudniają dużą liczbę pracowników (od 100 osób w górę). Z kolei w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie pracuje od 30 do 60 osób, można pomyśleć także o innych rozwiązaniach:

• kupić wszystkim pracownikom te same upominki – świąteczne słodycze lub inne drobne prezenty mogą zostać rozdane na samym początku spotkania;
• kupić różnego typu prezenty i zorganizować ich losowanie w trakcie wigilii – tym sposobem dodasz szczyptę emocji do spotkania wigilijnego. Jeśli zdecydujesz się na to rozwiązanie, warto kupić prezenty, z których ucieszą się zarówno kobiety, jak i mężczyźni.

Jak widzisz, przy odrobinie dobrych chęci nawet w dużej firmie uda Ci się zorganizować prezenty dla wszystkich pracowników. Natomiast w przypadku braku czasu na zorganizowanie tak upominków, dobrym prezentem przed świętami może być… dodatkowy przelew od prezesa.