Kaizen - poznaj japoński model zarządzania

Kaizen to japońska filozofia, która polega na wprowadzaniu małych zmian i nieustannym dążeniu do doskonałości. Warto wprowadzić ten japoński model zarządzania do swojej firmy, gdyż generuje obopólne korzyści: zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Podpowiadamy, jak zaadaptować elementy filozofii kaizen w codziennej pracy oraz w czym tkwi sekret jej skuteczności.

Kaizen jest ściśle związane z kulturą japońską i oznacza nieustanne dążenie do poprawy i ulepszania miejsca pracy, procesu pracy, a także życia codziennego. Jedną z najbardziej istotnych założeń tej filozofii jest to, że duże rezultaty pochodzą z wielu małych zmian zgromadzonych w czasie. Kaizen jako strategia biznesowa podkreśla znaczenie wszystkich pracowników organizacji, którzy niezależnie od szczebla powinni brać udział w procesie udoskonalania firmy. Osoby bezpośrednio odpowiedzialne za jej zarządzanie muszą natomiast zadbać o możliwość swobodnego zgłaszania przez pracowników własnych propozycji poprawy.

Przeczytaj także: 10 sposobów na podniesienie kompetencji Twojego zespołu

Kaizen – podstawowe zasady działania w przedsiębiorstwie

Przy wprowadzaniu kaizen do struktur organizacyjnych firmy należy pamiętać, że jest to proces ciągły, który nie ogranicza się jedynie do poprawy wydajności. Oznacza to, że pracodawca i pracownicy stale wprowadzają zmiany na lepsze nawet po zakończeniu konkretnego projektu. Jeśli działania oparte na tej filozofii zostaną podjęte prawidłowo, praca będzie zaspokajała potrzeby pracowników oraz zachęcała ich do samodoskonalenia.

Można wyróżnić kilka zasad przewodnich kaizen:

Uznaj, że problemy stwarzają możliwości – w każdym przypadku warto zastanowić się nad tym, co wynika z zaistniałej kłopotliwej sytuacji, co do niej doprowadziło i jaką wiedzę można z niej pozyskać.
Pytaj 5 razy „Dlaczego?” – najbardziej istotne jest dotarcie do sedna problemu poprzez dopytywanie i poszukiwanie informacji z wszelkich możliwych źródeł.
Bądź otwarty na pomysły wszystkich – każdy pracownik, niezależnie od pełnionej funkcji, może posiadać wiedzę, która usprawni działanie całej firmy, dlatego nie należy ignorować żadnej sugestii zmiany.
Pomyłki koryguj na bieżąco – kaizen oparte jest na wprowadzaniu małych zmian, które można kontrolować na bieżąco i szybko się z nich wycofać, jeśli się nie sprawdzają.
Pamiętaj, że ulepszanie nie ma końca – rzeczywistość nieustannie się zmienia, zmieniają się również możliwości, wyzwania i potrzeby, dlatego w momencie osiągnięcia sukcesu/rozwiązania problemu należy znaleźć kolejne aspekty pracy, które można zmienić na lepsze.

Przeczytaj także: Jak rozwiązywać konflikty w biurze?

Zarządzanie zasobami ludzkimi – kaizen dla menedżerów

Zasadnicza różnica pomiędzy zachodnim a wschodnim stylem zarządzania polega na innym podejściu kadry zarządzającej do pracowników niższego szczebla. Zachodni styl zarządzania oparty jest w głównej mierze na założeniu, że pracownicy powinni wykonywać polecenia bez zbędnych komentarzy, a znaczenie ma nie tyle sam proces wykonywania zadania, co wyniki. We wschodnim modelu zarządzania pracownicy są przyzwyczajeni do zgłaszania rozwiązań i propozycji zmian, gdyż ważniejsza jest efektywność, czyli usprawnienie danego procesu realizacji zadania.

Głównym wyzwaniem dla menedżerów jest zachęcenie wszystkich pracowników do dokonywania zmian, a także przygotowanie się na przyjęcie i wdrażanie pomysłów, jeśli są one dobre i pomocne. Sugestie zmian nie powinny być ignorowane, a ich wprowadzenie należy wykonać w jak najkrótszym czasie.

Masaaki Imai, który opisał całą filozofię kaizen w 1986 roku, wskazał kilka zadań do wykonania przez pracowników na każdym etapie zarządzania firmą. Osoby na szczeblu kierowniczym powinny:

wskazać precyzyjny kierunek projektu oraz zapewnić niezbędne wsparcie;
przygotować system i zasady przyjęcia nowych procedur i modyfikacji obecnej struktury w taki sposób, aby było możliwe przeprowadzanie zmian w jak najkrótszym czasie;
dać pracownikom możliwość łatwego zgłaszania pomysłów oraz pomóc im w wypracowywaniu metod skutecznego rozwiązywania problemów;
ustanowić podstawowe zasady i plan działania dla celów, które firma chce osiągnąć.

Przeczytaj także: Marketing personalny wewnątrz firmy – jak skutecznie zmotywować pracowników?

Wykorzystanie filozofii kaizen w firmie ma na celu wyeliminowanie bieżących problemów, zapobieganie ich występowaniu w przyszłości, a także wspieranie innowacyjnych rozwiązań. Ideą kaizen jest zachęcanie pracowników do uczestnictwa w działaniach oraz uświadomienie im, że praca, którą wykonują, podejście do zadań oraz wiedza ma znaczący wpływ na rozwój całego przedsiębiorstwa.

Warto również pamiętać, że na pozytywną atmosferę w biurze, wzmacniającą poczucie wspólnoty i zachęcającą do zgłaszania własnych pomysłów, ma wpływ także proces integracji oraz układ przestrzeni pracy w firmie. Do małych zmian na lepsze mogą zatem przyczynić się drobne udogodnienia, jak chociażby dystrybutor z wodą czy nieograniczony dostęp do kawy w firmie.