Office manager – kim jest i czym się zajmuje?

Zakres obowiązków office managera jest bardzo szeroki i w dużym stopniu zależy od profilu danej firmy. Stanowisko to jest niezbędne zarówno w dużych przedsiębiorstwach o rozbudowanej strukturze, jak i niewielkich biznesach zatrudniających do kilkunastu osób. Czym więc najczęściej zajmuje się office manager i jakie kompetencje powinna mieć osoba zatrudniona na tym stanowisku?

Office manager (kierownik biura) to osoba odpowiedzialna za zarządzanie administracją firmy i czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem biura. Często jest kojarzony z rolą asystenta, jednak zakres jego odpowiedzialności jest dużo szerszy. Office manager to bowiem samodzielne stanowisko, niekiedy związane z zarządzaniem nie tylko powierzchnią biurową, ale również niewielkim zespołem pracowników zajmujących się zadaniami administracyjnymi.

Czym się zajmuje office manager?

Zakres obowiązków

Office manager odpowiada za planowanie, organizowanie i kontrolowanie procesów administracyjnych w firmie. Ma kontakt ze wszystkimi pracownikami i często pośredniczy między nimi a zarządem firmy. Od sprawności jego działania zależy prawidłowe funkcjonowanie wszelkich procesów w biurze, takich jak przepływ dokumentów czy terminowe dostawy wody dla pracowników.

Do obowiązków office managera należą m.in.:

• czuwanie nad zaopatrzeniem biura w artykuły spożywcze i materiały biurowe;
• kontakty z dostawcami i kontrahentami;
• organizacja i obsługa spotkań;
• przygotowywanie miejsc pracy dla nowych pracowników;
• administracyjne wsparcie dla pracowników (przygotowywanie umów itp.);
• terminowe przesyłanie korespondencji służbowej;
• przygotowywanie rozliczeń i porządkowanie dokumentacji.

Office manager powinien również na bieżąco wybierać najkorzystniejsze oferty i optymalizować koszty firmowe – od tych dotyczących dzierżawy ekspresu do kawy i dystrybutora wody po serwisowanie firmowej floty czy zakup sprzętu dla pracowników.

Wszystko to sprawia, że każda firma dysponująca rozbudowanym zapleczem administracyjnym potrzebuje office managera, który będzie czuwać nad prawidłowym działaniem biura.

Sprawdź również:

• Woda w firmie – optymalizacja kosztów >>
• Leasing ekspresów do kawy – dlaczego się opłaca >>

Kompetencje kierownika biura – czym powinien się charakteryzować office manager?

W pracy office managera ważne są zarówno umiejętności analityczne i dobra znajomość programów komputerowych, jak i szereg kompetencji miękkich. Kierownik biura powinien cechować się asertywnością, odpornością na stres oraz umiejętnością sprawnego rozplanowywania czasu pracy. Przy dużej liczbie różnorodnych obowiązków konieczne okazuje się bowiem ustalanie priorytetów dla poszczególnych zadań. Pożądanymi cechami są również dokładność (zwłaszcza przy pracach związanych z dokumentami) oraz łatwość w nawiązywaniu kontaktów.

W wykonywaniu obowiązków office managera przydatne będą również:

• doskonała znajomość pakietu Office;
• sprawne posługiwanie się językiem angielskim;
• znajomość zagadnień ekonomicznych.

Office manager to więc wysoce specjalistyczne i odpowiedzialne stanowisko. Może stać się zarówno docelowym punktem na szczeblu kariery, jak i przystankiem na drodze do roli project managera, a nawet członka zarządu.

Wiesz już, jakie są obowiązki i kompetencje office managera? Zastanawiasz się nad zmianą pracy? A może sam rekrutujesz na takie stanowisko? Przeczytaj teraz, jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem na pracownika.