Onboarding, czyli jak wprowadzać nowych pracowników w działanie firmy

Pierwszy dzień w pracy nowego pracownika to wymagająca sytuacja zarówno dla niego, jak i dla managerów lub team leaderów. Co prawda Kodeks Pracy reguluje obowiązki, jakie spadają na pracodawcę w związku z zatrudnieniem nowej osoby, jednak wprowadzenie pracownika w działanie firmy jest znacznie bardziej złożonym procesem.

Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, co kryje się pod pojęciem onboarding oraz o czym pamiętać, aby po pierwszym dniu pracownik czuł się zmotywowany do działania.

Kodeks pracy a zasady wprowadzania nowych pracowników

Zgodnie z Art. 94, pkt. 1 i 4 Kodeksu Pracy pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracowników podejmujących pracę w jego firmie z:

• zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na danym stanowisku;
• podstawowymi uprawnieniami, jakie mają jako pracownicy;
• najważniejszymi przepisami BHP w biurze.

Kodeks Pracy to jednak tylko i aż zbiór przepisów prawnych, które nie mogą regulować sfery konkretnych relacji międzyludzkich oraz tego, jak pracownik poczuje się w nowej firmie. Tym wszystkim, o czym nie może wspomnieć Kodeks Pracy, zajmuje się onboarding, stosunkowo nowa specjalizacja w branży HR.

W skrócie onboarding to proces oswajania nowej osoby z miejscem pracy oraz praktyki mające na celu stworzenie dogodnej atmosfery do zaangażowania się pracownika w obowiązki. Zaczyna się pierwszego dnia pracy w biurze, ale w praktyce jest realizowany przez cały okres próbny pracownika. Jak onboarding wpływa na działanie firmy i dlaczego w ogóle warto się go podejmować? Dowiedz się więcej z naszego tekstu.

Dlaczego onboarding się opłaca?

Część pracodawców może uważać onboarding za zwykłą stratę czasu i odwlekanie wdrożenia w obowiązki. Jednak praktyka pokazuje, że szczegółowe zaplanowanie pierwszego dnia w pracy wiąże się z konkretnymi korzyściami finansowymi i organizacyjnymi dla firmy przy niewielkich kosztach poniesionych przez pracodawcę:

• Zapewnia nowemu pracownikowi większe poczucie bezpieczeństwa, co sprawi, że szybciej zaangażuje się w swoją pracę;
• Zmniejsza prawdopodobieństwo, że nowa osoba zrezygnuje z pracy, co sprawia, że konieczne jest ponowne rozpoczęcie rekrutacji;
• Buduje lojalność pracownika względem firmy;
• Zwiększa wydajność nowego pracownika – im szybciej poczuje się on częścią zespołu, tym efektywniej będzie pracował;
• Zmniejsza czas przeznaczony na korygowanie jego pomyłek w przyszłości.

Firma zbudowana na zadowoleniu pracowników – poznaj odpowiedź na pytanie, dlaczego dobra atmosfera w biurze przekłada się na lepsze działanie firmy.

Onboarding – co przygotować przed pierwszym dniem pracy?

Onboarding nowego pracownika zaczyna się odpowiednio wcześniej niż pierwszego dnia.

Przede wszystkim warto upewnić się, że pracownik recepcji jest poinformowany, kiedy i na jakie stanowisko przychodzi nowa osoba, aby mogła ją przywitać i pokierować dalej. Dzięki temu szczegółowi nowy pracownik na starcie będzie czuł się dobrze.

Warto również odpowiednio wcześniej upewnić się, że nowa osoba już pierwszego dnia otrzyma działający komputer z dostępem do poczty firmowej, telefon oraz wyznaczone miejsce pracy.

Aby dodatkowo zadbać o dobrą atmosferę w biurze, można także zachęcić pracowników zespołu do przygotowania drobnego upominku dla nowej osoby (może to być nawet okolicznościowa kartka podpisana prze wszystkich). Dzięki takim niewymagającym wydatków szczegółom już przed pierwszym dniem pracy firma jest przygotowana do odpowiedniego przywitania pracownika.

Onboarding – jak zaplanować pierwszy dzień w pracy?

Pierwszego dnia nowy pracownik jest zazwyczaj zestresowany – i nie należy się temu dziwić. Zmiana środowiska pracy, konieczność kontaktu z nowymi osobami, obawy związane z tzw. pierwszym wrażeniem… te czynniki mogą oddziałać negatywnie na samopoczucie nowej osoby. Dlatego onboarding warto rozpocząć od podstaw, czyli zapoznania pracownika z przestrzenią biura:

• wskazania, gdzie znajduje się kuchnia, stołówka, dystrybutor z wodą i ekspres do kawy;
• przedstawienia nowej osoby pozostałym pracownikom;
• pokazania przestrzeni, w której pracownik będzie spędzał godziny pracy.

Ważne jest, aby te pierwsze minuty w biurze przebiegały w przyjaznej i otwartej atmosferze niezależnie od stanowiska, które zajmie osoba. Nastrój poprawią drobne żarty czy luźne pytania niezwiązane z pracą – to dzięki nim od samego początku pracownik będzie kojarzył miejsce pracy nie ze stresem, lecz z przyjemnością. 

Następny etap onboardingu stanowi objaśnienie nowej osobie misji firmy. Pracownik zapewne już na etapie rekrutacji zaczerpnął informacji na temat swojego przyszłego miejsca pracy, warto jednak poświęcić kilka chwil na bezpośrednie poinformowanie o strukturach i charakterze firmy. Pozwala to pracownikowi poczuć się częścią większej całości i pokazać mu, że jego miejsce pracy to zespół powiązanych czynników, które ze sobą współdziałają. W charakterze narzędzi pomocniczych mogą posłużyć:

• e-booki,
• interaktywne prezentacje,
• wideo.

Dopiero po tym etapie onboardingu można przejść do:

• przedstawienia obowiązków stojących przed pracownikiem;
• zasad organizacji pracy;
• programu wdrożenia pracownika w pracę;
• przekazania informacji, z kim nowy pracownik będzie współpracował najczęściej, oraz komu zadawać pytania dotyczące różnych kwestii
• przekazania listy z kontaktami do najważniejszych osób w biurze.

Przy tej okazji warto uświadomić sobie, że praca biurowa rządzi się odmiennymi zasadami właściwie w każdej firmie. Przyjmując do pracy nową osobę, nie należy z góry zakładać, że skoro ktoś pracował na podobnym stanowisku w innym miejscu, to większość rzeczy powinna być dla niego jasna. Już sama praca w open space może stanowić dla nowego pracownika nowość. Nie ma zatem głupich pytań, których nowa osoba nie powinna zadawać – przełożony powinien o tym zapewnić pracownika.

Menadżer lub team leader, przygotowując się do tego etapu wdrożenia, powinien wyobrazić sobie, co sprawiało mu kłopot na początku jego pracy, i odpowiedzieć na takie pytania, jak:

• Czy nowy pracownik jest w stu procentach świadomy zakresu swoich obowiązków?
• Czy narzędzia służące codziennej komunikacji wewnętrznej są intuicyjne w obsłudze?
• Jaki element codziennej organizacji pracy może być niejasny, wywoływać stres lub prowadzić do pomyłek?
• Czy pewne pojęcia, z którymi pracownik będzie się stykał na co dzień, mogą być dla niego niejasne? Każde środowisko pracy tworzy własny słownik – warto zapoznać z nim nową osobę.

Pierwszy dzień w pracy nowej osoby powinien kończyć się… przekazaniem jej pierwszych zadań do wykonania oraz zaznaczeniem, z jakim obszarem pracy i z jakimi zadaniami będzie się mierzyła w pierwszych tygodniach. W teorii onboardingu zdecydowanie odradza się wrzucania nowej osoby na głęboką wodę – zwiększa to stres, podważa zaufanie do przełożonych i najczęściej nie przekłada się na dobre efekty pracy. Pierwszego dnia lepiej powierzyć nowemu pracownikowi łatwe zadania, dzięki czemu w następnych dniach będzie się czuł pewniej i podchodził do kolejnych obowiązków z entuzjazmem.

Zobacz także: Kultura organizacyjna – jej znaczenie w zarządzaniu firmą.