PRACUJESZ JAKO SEKRETARKA, SEKRETARZ, ASYSTENTKA LUB ASYSTENT? POZNAJ TE ZASADY

Praca sekretarki lub asystentki/asystenta prezesa lub pani prezes, wymaga dużego wysiłku, wszechstronnej wiedzy i własnej inicjatywy w wielu różnorodnych sytuacjach. To trudne stanowisko i nie każdy się do niego nadaje. Jeżeli jesteś "prawą ręką" szefa – poznaj te zasady, a ułatwią Ci codzienną pracę i sprawią, że staniesz się prawdziwą "szarą eminencją" firmy.

Rola sekretarki/sekretarza lub asystentki/asystenta łączy w sobie szereg umiejętności z różnych dziedzin. Pracując na tym stanowisku pewnie nie jeden raz pełniłaś lub pełniłeś rolę księgowej, tłumacza, marketingowca czy organizatora. Praca ta to ciągły ruch, wyszukiwanie i przekazywanie informacji, dbanie o wizerunek firmy, organizacja pracy swojej i szefa, odciążanie prezesa, czy dyrektora/dyrektorki od zadań administracyjno-biurowych. Jeżeli dodamy do tego nerwy ze stali, niewyczerpane pokłady serdeczności i uśmiechów dla gości, świetną pamięć i zdolność improwizacji (np. gdy zabraknie mleka do cappuccino), otrzymamy asystentkę doskonałą, "szarą eminencję" firmy, która zna jej specyfikę, ma dostęp do najważniejszych informacji i – można powiedzieć - pełni nie rzadko strategiczną rolę w organizacji.

Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych i żelaznych zasad, którymi powinnaś lub powinieneś się kieować w pracy sekretarsko-asystenckiej:

1. Zasada tajemnicy zawodowej

W Polsce zasada ta obowiązuje w dużych przedsiębiorstwach, ale nie dawno zaczęła być wprowadzana także w małych firmach. Oznacza ona, że pracownik firmy ma zakaz podawania do publicznej wiadomości szczegółów funkcjonowania firmy i jej tajemnic strukturalnych. Jeżeli masz dostęp do poufnych dokumentów, maili, rozmów telefonicznych – pamiętaj nigdy nie zdradzaj nikomu postronnemu ich zawartości. Znajomość i stosowanie się do tej zasady uchroni Cię przed przykrymi konsekwencjami i utratą zaufania Twojego przełożonego.

2. Zasada tajemnicy powiernictwa

Jeżeli ktoś w firmie powierzy Ci informacje lub jeżeli wejdziesz postronnie w ich posiadanie – nie przekazuj ich dalej. Sekretarka prezesa lub pani prezes, to nieocenione i kuszące źródło informacji, o wielu rzeczach wie pierwsza i ma dostęp do wielu poufnych dokumentów. Profesjonalistka powinna jednak wiedzieć, że dyskrecja to podstawa zasada jej pracy. Pracuj nad swoim wizerunkiem osoby, której można zaufać w każdej sytuacji – a szybko zobaczysz efekty własnych starań. Zasada ta dotyczy również tych informacji, które nie są ściśle związane z tajemnicami firmy. Przykładowo, jeżeli szef udostępni Ci datę urodzenia lub prywatny numer telefonu – przekazanie ich dalej będzie niedyskrecją. Zachowaj te informacje dla siebie i nie ujawniaj osobom trzecim.

3. Zasada autorytetu

Jednym z zadań asystentki lub asystenta jest przekazywanie decyzji szefa w dalsze tryby machiny firmowej czy delegowanie zadań, z którymi nie zawsze osobiście musimy się zgadzać. Ważne jest aby w swojej pracy nie podważać autorytetu szefa, nie kwestionować jego zarządzeń przy innych lub poza jego plecami. Godzi to w autorytet szefa i mocno obniża zaufanie pracowników. Jeżeli będziesz musiała lub musiał przekazać pracownikom decyzje, z którymi osobiście się niezgadzasz, zrób to neutralnie, powściągając emocje i słowa. Taka postawa na pewno zostanie dostrzeżona i doceniona przez Twojego szefa. Dowie się, że można zaufać Ci w każdej sytuacji.

4. Zasada czasu

Zasada ta nie tylko odwołuje się do umiejętności zarządzania czasem i ustalania swoich i szefa priorytetów, ale także do kluczowej kwestii, jaką jest ochrona czasu Twojego przełożonego. Jeżeli jest osobą zarządzającą firmą lub projektem - strategiczne sprawy firmy będą zajmować wiele jego czasu i wymagać skupienia. Twoim zadaniem będzie dbałość o to, aby Twój szef albo szefowa nie była nękana niepożądanymi i niezapowiedzianymi wizytami czy telefonami. Nie chodzi o to oczywiście, aby pełnić rolę cerbera, ale aby efektywnie filtrować sprawy ważne i pilne, od tych które nie są istotne w danym momencie.

5. Zasada dobrego wrażenia

Zawód sekretarki, sekretarza lub asystenta jest szczególnie mocno określany jako wizytówka firmy lub prezesa firmy. Dlatego tak ważne jest wywieranie dobrego wrażenia przez osobę zajmującą to stanowisko. Wszyscy oceniają i kierują się przy tym pewnymi schematami. Choć pierwsze wrażenie bywa często mylne, to bywa kluczowe w ocenie danej osoby. Jeżeli chcesz sprawiać wrażenie osoby profesjonalnej, wiarygodnej zwróć uwagę na mowę swojego ciała. Nie uciekaj oczami na boki, słuchaj uważnie rozmówcy, miej stabilną i otwartą pozycję ciała. By być wiarygodnym, upodobnij się do rozmówcy sposobem mówienia i poruszania się – każdy z nas bezpiecznie czuje się w towarzystwie osób podobnych do siebie. Jeśli chcesz pokazać swoje kompetencje, ubierz się tak, jak wymaga tego sytuacja. Daj się polubić, uśmiechaj się i bądź pozytywny – to nic nie kosztuje, a poprawia samopoczucie. Zadbaj o siebie – efekt halo pokazuje, że osobom atrakcyjnym automatycznie przypisujemy pozytywne cechy charakteru.

Zawód sekretarki, sekretarza, asystentki czy asystenta, jak wszystkie inne ewouluuje, przekształca się i przewartościowuje. Stosując powyższe zasady wyrobisz w sobie zestaw uniwersalnych cech, które będą wysoko procentować w Twojej pracy, jak również będą korzystne w dalszej karierze zawodowej. Pomimo zmian i niezależnie od czasu i firmy w której pracujesz – zestaw takich cech zawsze będzie dobrze widziany u pracodawcy.