Realizacja i delegowanie zadań w pracy - jak skutecznie zarządzać projektami?
Sprawne zarządzanie projektem i czasem dostępnym na jego wykonanie nie jest trudne, jednak warto się do tego odpowiednio przygotować. Często nie wystarczy samo wypisanie na kartce bieżących projektów do zrealizowania. Dobrze wypracować sobie odpowiednią technikę, która ułatwi zarządzanie czasem. Polecamy 3 sprawdzone metody, które pomogą w planowaniu i delegowaniu zadań.
W sytuacji, kiedy mamy więcej niż jeden projekt do wykonania, standardowy system organizacji czasu może się nie sprawdzić. Aby usprawnić zarządzanie projektami, warto korzystać z ogólnodostępnych technik i narzędzi. Jedną ze sprawdzonych metod jest z pewnością delegowanie zadań, które polega na przekazywaniu projektów do realizacji konkretnym pracownikom. W ten sposób można zrealizować je znacznie szybciej niż w przypadku samodzielnej pracy. Sprawdzonych rozwiązań jest znacznie więcej, dlatego warto się z nimi zapoznać.
Przeczytaj także: Zadania dla office managera na początek 2018 roku
Ustalanie priorytetów – macierz Eisenhowera
Żyjemy w czasach, które wymagają szybkiego działania i dobrej organizacji pracy. Zdarza się, że ze względu na zbyt dużą liczbę zadań trudno jest nam wskazać, które z nich powinniśmy wykonać najpierw. Koncepcja zwana macierzą Eisenhowera pomaga w ustalaniu priorytetów dla naszych działań. Swoją budową przypomina układ współrzędnych, gdzie osie określają ważność oraz pilność zadania.
Przemyśl, jakie zadania masz do wykonania w tym miesiącu, i przypisz je do jednego z 4 pól. Każde pole określa ważność i pilność zadania, dlatego dzielimy je na:
- ważne i pilne,
- ważne i niepilne,
- nieważne i pilne,
- nieważne i niepilne.
Określenie „nieważne” nie oznacza, że w ogóle nie należy takiego zadania wykonywać. Dotyczy ono czynności, które nie mają natychmiastowego wpływu na efektywność całości naszej pracy. Przyporządkowanie zadań do konkretnej kategorii pozwoli Ci ustalić właściwy harmonogram pracy w przypadku, kiedy zadań i projektów do wykonania jest zbyt wiele
Koordynowanie przebiegu zadań – diagram Gantta
Planowanie i koordynowanie przebiegu różnych czynności w przekroju czasowym odgrywa istotną rolę w tworzeniu i funkcjonowaniu organizacji. Metodą opartą na graficznym rozplanowaniu poszczególnych etapów zadań jest diagram Gantta. Powinien on przedstawiać nie jeden konkretny projekt i jego przebieg, ale cały przekrój zadań, które mamy do wykonania na przestrzeni miesiąca.
Technika ta umożliwia kontrolę realizacji całego przedsięwzięcia, gdyż służy do planowania działań wielopodmiotowych, zarówno zespołowych, jak i grupowych. Diagram Gantta odgrywa także ważną rolę w określaniu pierwszej, najbardziej prawdopodobniej wersji planu projektu. Dzięki oszacowaniu długości trwania konkretnego projektu będzie można szybciej przewidzieć na podstawie postępu prac, czy jesteśmy w stanie w wyznaczonym czasie go zrealizować.
Przeczytaj także: 5 sposobów na poprawę koncentracji w pracy
Doprowadzanie zadań do końca – technika Getting Things Done
W ramach skutecznego zarządzania czasem dobrze jest zgromadzić wszystkie zadania w jednym miejscu, aby nie zastanawiać się nieustannie, czy jeszcze coś zostało do zrobienia. Technika Getting Things Done ma na celu zebranie wszystkich zadań w ramy logicznego systemu opartego na kilku krokach:
- Zgromadź projekty w jednym, łatwo dostępnym dla Ciebie miejscu (np. folder na komputerze).
- Przeprowadź analizę, dzięki której określisz, czy dane zadanie wymaga od Ciebie podejmowania jakichkolwiek działań.
- Jeśli dane zadanie wymaga działania, ale jego termin realizacji nie jest z góry określony, przypisz je do kategorii „na później”.
- Jeżeli zadanie wymaga działania oraz większej ilości czasu, podlega 3. etapowi GTD, czyli porządkowaniu.
W procesie porządkowania dzielisz swoje zadania na podkategorie:
- oczekiwane (wymagające informacji od innych),
- kalendarz (do wykonania w konkretnym dniu),
- najbliższe działania (sprawy pilne),
- projekty (wymagające kilku zadań).
Następnie przystąp do realizacji zadań i przynajmniej raz w tygodniu weryfikuj, co zostało wykonane. Dzięki technice Getting Things Done będziesz w stanie szybciej sprecyzować, co masz do wykonania i jak wielu mniejszych zadań musisz się podjąć, aby ukończyć projekt – bez potrzeby nieustannego ich wyliczania.
Przeczytaj także: 5 sposobów na zbudowanie efektywnego zespołu
Delegowanie zadań – zaufaj swoim współpracownikom
Delegowanie zadań jest częścią skutecznego zarządzania czasem, szczególnie istotną przy dużych projektach. Jeśli pracownik posiada potrzebną do wykonania zadania wiedzę i umiejętności, to podział obowiązków znacznie przyspieszy przeprowadzanie prac i realizację projektów. Zatem przeanalizuj swój kalendarz i weź pod uwagę liczbę zadań oraz czas, którym dysponujesz. Następnie zastanów się, kto w Twoim zespole posiada predyspozycje, aby dane zadanie zrealizować sprawnie i szybko, tym samym usprawniając także Twoją pracę.
Pamiętaj jednak o bezpośredniej komunikacji. Kiedy zdecydujesz się na oddelegowanie konkretnego zadania, zadbaj o to, aby dana osoba otrzymała od Ciebie wszelkie niezbędne informacje. W klarowny sposób określ priorytety oraz oczekiwany czas realizacji. Bądź otwarty na dodatkowe pytania.
Przeczytaj także: Usprawnianie komunikacji w firmie
Zarządzanie czasem – o czym warto pamiętać na co dzień
Umiejętność zarządzania czasem to przede wszystkim odpowiednie strategie myślenia i techniki, które porządkują podejmowane przez nas działania. Należy dobrać właściwe tempo pracy, zastanowić się, czy zadanie należy do priorytetowych, a także umieścić je w konkretnym miejscu w planie, co pozwoli nam spojrzeć na projekt jako całość. Nie zawsze jednak jesteśmy w stanie sami zrealizować pewne zadania w danym przedziale czasowym, dlatego warto pamiętać o ich delegowaniu i współpracy z zespołem.
