Reengineering wpisany w strategię rozwoju firmy – jak go wdrożyć?
Twoja firma
W niektórych firmach wprowadzenie gruntowych zmian organizacyjnych i procesowych jest niemal niezbędne, aby umożliwić dalszą działalność przedsiębiorstwa. Skuteczne przeprowadzenie nowych działań często wiąże się jednak z reorganizacją niemal każdego poziomu struktury firmy. Poszczególne etapy i metody przeprowadzania tych zmian proponuje reengineering.
Business Process Reengineering to metoda, która polega na wprowadzeniu gruntowych przekształceń w procesach przedsiębiorstwa. Choć jest nastawiona na szybkie efekty, czas jej wdrażania może zająć nawet 2–3 lata. Zmiany w poszczególnych procesach muszą być bowiem przeprowadzane stopniowo i po szczegółowej analizie.
Reengineering – co można zmienić w firmie?
Podstawą przeprowadzania zmian i poprawienia błędów w działalności biura jest dogłębna analiza wszystkich procesów występujących w firmie. Przede wszystkim należy nazwać wszystkie procesy, wymienić towarzyszące im trudności, wskazać rozwiązania, sprawdzić ich skuteczność, a następnie wdrożyć nowe działania. Czego powinny one dotyczyć?
- System tworzenia i realizacji projektów
Wszystkie projekty muszą być przeprowadzane z myślą o najważniejszym celu – realizacji potrzeb klienta. To właśnie od pozytywnych rezultatów prac powinny więc zależeć ewentualne premie, podwyżki czy awanse dla pracowników. Liczy się nie sama aktywność pracowników, a to, jakie ona daje efekty.
- System komunikacji z klientem i sposób pozyskiwania nowych klientów
Do rozmów z obecnymi lub potencjalnymi klientami trzeba się przygotować w taki sposób, aby pokazać im realne korzyści, jakie może przynieść współpraca. Pamiętaj o tym zwłaszcza w trakcie przygotowywania case’ów. Twórz je z myślą o potrzebach swoich potencjalnych klientów (jakie informacje mogą im się przydać? co jest dla nich najbardziej interesujące?), a nie wyłącznie po to, by zaprezentować się z dobrej strony.
- System komunikacji i wymiany danych
Aby komunikacja w firmie przebiegała bez problemów, każdy pracownik powinien posiadać dostęp do jednej bazy danych, z której może szybko i skutecznie czerpać informacje o klientach i podejmowanych z nimi działaniach. Pomocne mogą okazać się nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami, np. Asana i Wrike.
- System zarządzania zaopatrzeniem i wyposażeniem firmy
W prawidłowo rozwijającej się firmie system logistyczny i zaopatrzeniowy jest dobrze skonstruowany i działa bez zarzutu. Dotyczy to zarówno nieawaryjnego sprzętu dla każdego pracownika, jak i dostępu do benefitów poprawiających efektywność, takich jak np. darmowa kawa. Aby zachować ciągłość dostaw, warto skorzystać z usług firm specjalizujących się w tym zakresie. Zobacz, jak wygląda dostawa kawy do biura oferowana przez firmę Eden Springs.
Dowiedz się więcej o benefitach pracowniczych >>
Wszystkie przedstawione procesy są ważne i niezbędne do przeprowadzenia reengineeringu, ale nie powinno się wdrażać ich jednocześnie. Mogłoby to bowiem spowodować zbyt duży chaos organizacyjny. Który proces wybrać jako pierwszy? Warto wziąć pod uwagę to, który aspekt działania w firmie wymaga najszybszej poprawy, jaki będzie tego koszt i ile czasu zajmie przeprowadzanie zmian.
Reengineering – jakie może przynieść korzyści rozwijającej się firmie?
Poprawnie przeprowadzony reengineering pozwala przede wszystkim zdobyć przewagę nad konkurencją. Może mieć również wpływ na podniesienie pozycji na rynku, zwiększenie rozpoznawalności marki czy pozyskanie nowych klientów.
W samych strukturach firmy reengineering doprowadza do:
- skrócenia czasu realizacji projektów – w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach ciągły wzrost liczby nowych projektów, zleceń i zadań może doprowadzać do chaosu w ich realizacji. Reengineering pomaga nad nim zapanować i uporządkować kolejność działań;
- stworzenia ogólnodostępnego banku informacji – brak jednego miejsca do gromadzenia informacji może skutkować rozproszeniem danych, a następnie – problemem ze zlokalizowaniem plików, dokumentów itp. W ramach reengineeringu tworzy się więc dostępne dla wszystkich pracowników miejsce z bazą danych, np. w chmurze;
- wykorzystania potencjału nowoczesnych technologii – na początku działalności firmy komunikacja odbywa się za pomocą poczty elektronicznej. Gdy jednak liczba projektów się zwiększa, standardowe e-maile mogą okazać się niewystarczające. W takich sytuacjach trzeba zastosować ułatwiające pracę narzędzia do zarządzania projektami i wiadomościami (poza Asaną i Wrike także Office 365, BaseCamp czy Clarizen), aby usprawnić cały proces komunikacji.
Reengineering – jak przygotować firmę na zmiany?
Aby przeprowadzony reengineering przyniósł oczekiwane korzyści, firmą musi zarządzać doświadczona kadra managerska, która nie boi się nowych wyzwań i jest gotowa zmienić swój dotychczasowy sposób pracy. Ważne też, aby osoby na wyższych szczeblach potrafiły ze sobą współpracować i razem rozwiązywać problemy.
Zobacz 5 sposobów na zbudowanie efektywnego zespołu >>
Nakierowany na zmiany reengineering wymaga bardzo radykalnej reorganizacji w strukturach firmy. Jeśli zostanie wprowadzony nieumiejętnie albo zbyt szybko, może spowodować problemy w komunikacji między pracownikami lub znacznie wydłużyć czas przygotowania projektów. Warto jednak zaryzykować przeprowadzenie zmian, bo widoczne rezultaty, które może zapewnić reengineering, wynagradzają podjęty wysiłek.
Tematy, które mogą Cię zainteresować:
Exit interview – dlaczego warto przeprowadzić wywiad wyjściowy z każdym pracownikiem?
