Specjalista radzi: jak rozliczyć zakup wody do firmy.
Twoja firma
Ewa Pasieczna
Biegły rewident nr 12325, prezes zarządu S&P Audyt.
Pracowała jako główna księgowa, jako kontroler w urzędzie kontroli skarbowej, a obecnie jako audytor.
Masz własną firmę i kupujesz wodę dla swoich pracowników i klientów? Ten temat powinien Cię zainteresować. Pamiętaj, że jako pracodawca masz obowiązek zapewnienia wszystkim zatrudnionym napojów, w tym wody do picia. To wydatek, który jest dla firmy konieczny – warto wiedzieć jak prawidłowo go rozliczyć i zapisać w dokumentach finansowych.
Przedsiębiorcy często pytają jak rozliczać kupowaną do firmy wodę. Wątpliwości budzi fakt, że dystrybutory wody stoją z reguły w miejscach ogólnodostępnych i z napoju korzystać mogą zarówno pracownicy firmy, jak i jej klienci. Przypomnijmy ogólną zasadę zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu - mogą być nimi tylko te wydatki, które łącznie spełniają dwa warunki: po pierwsze nie są wymienione w art. 23 ustawy o PIT (wyklucza on możliwość zaliczenia w koszty wydatków na „reprezentację”); po drugie ich poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu firmy. Warto podkreślić, że ciężar wskazania owego związku spoczywa na podatniku.
Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości czy woda do firmy nie jest właśnie wydatkiem na „reprezentację”, a także czy uda się wykazać związek pomiędzy zakupem wody, a uzyskaniem przychodu firmy. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów przedsiębiorstwa.
WODA DLA PRACOWNIKÓW
Zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim zatrudnionym wodę zdatną do picia lub inne napoje. Można zatem wykazać, że zagwarantowanie pracownikom dostępu do świeżej wody (zimnej lub ciepłej) jest wyrazem wypełniania przez pracodawcę obowiązku nałożonego przez przepisy BHP. Warto podkreślić, że wypełnienie obowiązku zaopatrzenia w wodę polepsza efektywność pracowników, a tym samym wpływa pozytywnie na osiągnięcie przychodów firmy.
WODA DLA KLIENTÓW
W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa nie definiuje wprawdzie czym jest owa "reprezentacja", ale w orzecznictwie przyjęto, że są to te wszystkie działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika, które mają na celu stworzenia oczekiwanego wizerunku w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.
Poczęstowanie klienta świeżą wodą nie nosi znamion reprezentacji, gdyż jest zwyczajowo przyjęty, a przede wszystkim nie ma charakteru okazałości czy wystawności. A zatem wydatki na zakup wody, którą częstujemy klientów również mogą zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Podsumowując: niezależnie do tego czy woda jest spożywana przez pracowników, czy klientów podmiotu gospodarczego, wydatki poniesione na jej zakup uprawniają do zaliczenia w koszty uzyskania przychodów firmy i nie należą do kosztów reprezentacji.
Przeczytaj też:
Jak rozliczyć zakup ekspresu i kawy do firmy? >>
Jak rozliczyć w kosztach firmową wigilię? >>
