UPAŁY? OBOWIĄZKOWO BEZPŁATNA WODA DLA PRACOWNIKÓW
Twoja firma
Gdy nadchodzą upały, zapewnienie dostaw wody do firmy, biura czy zakładu dla pracowników staje się obowiązkiem firmy. Wynika nie z dobrej woli pracodawcy, a z obowiązujących przepisów prawa. Sprawdź jak nie wejść w konflikt z prawem i sprawić aby Twoi pracownicy byli zadowoleni!
Gdy słupek rtęci wędruje w okolice 25 czy 30 stopni Celsjusza pracodawcy są zobowiązani otoczyć pracowników szczególną opieką. Po stronie pracodawcy powstaje wówczas obowiązek dostarczenia zatrudnionym bezpłatnych, zimnych napojów - np. takich jak woda źródlana. Prawo to reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 roku w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. Nr 60, poz. 279). Zgodnie z nim praca wykonywana w warunkach podwyższonej temperatury powietrza odbywa się:
- na otwartej przestrzeni, gdy temperatura przewyższa 25 stopni C,
- w pomieszczeniach zamkniętych, gdy temperatura przewyższa 28 stopni C.
Woda dla pracowników - obowiązek pracodawcy
Niezależnie od temperatury czy pory roku istnieje obowiązek zapewnienia dostaw wody pracownikom przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet. Profesjonalną ocenę wydatku energetycznego wykonują między innymi Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy, niektóre powiatowe stacje sanitarno-epidemiologiczne oraz większość laboratoriów zajmujących się badaniem środowiska pracy.
Warto podkreślić, że prawo do bezpłatnych napojów jest prawem bezwzględnym - pracodawca nie może w zamian wypłacić pracownikowi ekwiwalentu finansowego. Przepisy nie precyzują, czym są „napoje” - może to być woda źródlana, mineralna lub sok. Muszą one być natomiast dostępne przez cały czas pracy. Oznacza to, że pracodawca nie może ich dostarczać „wybiórczo", na przykład tylko podczas przerwy lunchowej. Ponadto napoje powinny być dostarczane bez ograniczeń. Nie może być sytuacji, w której pracownik nie może zaspokoić pragnienia.
Sprawdź aktualną promocję na dostawy wody Eden dla firm >>
Pracodawca może też - choć nie musi - zapewniać napoje inne niż woda, na przykład kawę, herbatę. Nie można tego jednak wymagać, o ile w regulaminie wewnętrznym nie ma odpowiednich zapisów. Jeśli natomiast w wewnętrznych regulacjach firma zobowiązała się do bezpłatnego zapewnienia kawy czy herbaty, pracownik może się o nie upomnieć.
Koszty związane z zakupem wody dla pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdyż są to świadczenia na rzecz pracowników, do których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów bhp. Wydatki takie mają związek z przychodem i prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto wydatki te nie zostały wyłączone w katalogu wyłączeń w art. 16 ustawy o CIT.
„Wydatki ponoszone na zakup wody mineralnej oraz dzierżawę dystrybutora do wody źródlanej z podajnikiem stanowią koszty uzyskania przychodów.” Interpretacja dyrektora IS w Białymstoku z 19 grudnia 2007 r., sygn. PPII/4430-336/RL/07
Wartość wody i napojów, którą pracodawca przekazuje swoim pracownikom nie stanowi dla nich przychodu. Świadczenie takie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych: zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Wartość takich świadczeń nie jest także „ozusowana”.
Na gruncie VAT zakup wody dla pracowników jest podatkowo neutralny. Nieodpłatne przekazanie pracownikowi wody czy napojów nie podlega opodatkowaniu VAT, gdyż nie służy celom osobistym pracowników, lecz w sposób pośredni ma wpływ na prawidłowe, zgodne z przepisami prawa funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Natomiast VAT związany z zakupem wody i napojów, dzierżawą dystrybutora z wodą będzie dla spółki stanowił podatek naliczony, który podlega odliczeniu.
Kwestia braku w upały wody dla pracowników rzadko dotyczy większych i średnich firm – przyjętą normą jest dystrybutor wody źródlanej dostępnej w każdej chwili. Nieco inaczej sprawa wygląda w małych firmach, w których pracodawcy często oszczędzają na pracownikach lub nie są świadomi obowiązujących przepisów. Właściciele warsztatów samochodowych, sklepów, firm budowlanych, zakładów kosmetycznych powinni wziąć pod uwagę, że brak wody w upały może ich narazić na karę grzywny od tysiąca do dwóch tysięcy złotych.
Masz własną firmę i kupujesz wodę dla swoich pracowników i klientów? Przeczytaj też:
Jak rozliczyć zakup ekspresu i kawy do firmy? >>
Jak rozliczyć zakup wody do firmy?>>
