Usprawnienie komunikacji w firmie

„Sztuka komunikacji jest językiem przywództwa”, zauważył kiedyś James C. Humes, wieloletni autor przemów dla prezydentów USA. Sprawna komunikacja w firmie to jednak nie tylko kwestia porozumiewania się na linii zarząd-podwładni, lecz także przepływu informacji między zespołami pracowników. Co zrobić, by w Twoim miejscu pracy przekazywanie informacji przebiegało bez problemów? Dzięki nam codzienność Twojego biura nie będzie przypominała zabawy w głuchy telefon!

Zobacz także: 5 sposobów na zbudowanie efektywnego zespołu

Dbanie o komunikację wewnętrzną w firmie to podstawowe zadanie, z jakim musi się zmierzyć osoba zarządzająca biurem lub danym działem. Tylko jak przejść od teorii do praktyki? Jakie są sposoby na usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie? Na czym polegają częste błędy w tym zakresie?

Dlaczego warto unikać błędów w komunikacji w firmie?

Jednym z największych błędów, jakie może popełnić przedsiębiorca, jest skupienie się na działaniach promocyjnych przy jednoczesnym zignorowaniu kwestii komunikacji wewnętrznej w firmie. Najlepsza komunikacja zewnętrzna nie przełoży się jednak na sukces bez sprawnej komunikacji w firmie. Wpływa ona bowiem na:

• jakość i szybkość zadań wykonywanych przez pracowników;
• atmosferę w miejscu pracy;
• budowanie wśród pracowników poczucia współuczestnictwa;
• rozwój firmy (np. pozyskiwanie klientów, tworzenie nowych działów);
• skuteczność w realizowaniu kultury organizacyjnej firmy;
• szybkość reagowania w sytuacjach kryzysowych.

Kultura komunikacji w firmie – przykład idzie z góry!

Zanim przejdziemy do rozwiązywania bardziej szczegółowych problemów, należy zacząć od podstaw, czyli od uczynienia komunikacji priorytetem dla zarządu, szefów działów i managerów. Spowodowany szeregiem nieporozumień chaos komunikacyjny bardzo często wywołuje bowiem sama kadra zarządzająca, która nie dba o to, by pracownicy byli na bieżąco informowani o nowych inicjatywach, projektach, pojawieniu się nowych osób w firmie itp.

W skrajnych przypadkach brak kultury komunikacji może uniemożliwić pracę wielu osobom, np. wówczas, gdy zarząd bądź dział firmy podejmują decyzję wpływającą na funkcjonowanie innych działów w podstawowych kwestiach (obsługa klienta, sprzedaż) bez konsultacji z osobami zainteresowanymi. Wywołane w ten sposób zamieszanie przekłada się z kolei na realne straty pieniężne: zamiast skupiać się na codziennej pracy, szereg osób musi gasić wewnętrzny kryzys w firmie. W stworzeniu kultury komunikacji pomoże rada: komunikuj się z pracownikami firmy w tak, jak sam chciałbyś, żeby się do Ciebie zwracano.

Komunikacja wewnętrzna w firmie – jak rozwiązać najczęstsze błędy?

Usprawnienie komunikacji w firmie warto zacząć od poznania podstawowych problemów, na jakie możesz natrafić. Przede wszystkim mamy więc do czynienia z błędami dotyczącymi narzędzi używanych do komunikacji wewnętrznej:

• niedostosowanie narzędzi do specyfiki działu lub firmy – zanim poinformujesz pracowników o konieczności zainstalowania kolejnej aplikacji, np. do przesyłania wiadomości tekstowych, zastanów się, czy w jakikolwiek sposób pomoże ona pracownikom;
• niedostateczna digitalizacja komunikacji – obecnie, gdy pracodawcy masowo zatrudniają przedstawicieli „pokolenia Y”, dla których internet to codzienność, komunikacja wewnętrzna firmy powinna wziąć pod uwagę specyfikę ich prywatnej komunikacji. Lepiej więc przekazywać ważne informacji mailowo niż za pomocą ogłoszenia na korkowej tablicy;
• niewprowadzanie nowych pracowników w narzędzia komunikacji – każda firma ma własne know-how, czyli mniej lub bardziej sformalizowane reguły, wedle których funkcjonuje. Określają one również zasady posługiwania się wewnętrznym czatem, sposób nazywania plików czy tytułowania maili. Skuteczne wdrożenie pracownika w komunikację wewnętrzną polega również na przedstawieniu mu tych zasad.

Zobacz także: Onboarding, czyli jak wprowadzać nowych pracowników w działanie firmy

W rozwiązaniu problemów dotyczących narzędzi komunikacji wewnętrznej warto kierować się zasadą nienaprawiania tego, co działa. Jeśli w firmie sprawdza się prosty system CRM lub intranet, to zakup droższego oprogramowania jest niepotrzebny. Jeśli zaś dany dział jest zadowolony z np. darmowego serwisu do udostępniania plików, to zmuszenie ich do zmiany nawyków przyniesie skutek odwrotny do zamierzonego.

Warto także pamiętać, aby różnych kanałów komunikacji w firmie używać do różnych celów. Przykładowo: czat pracowniczy nie powinien być miejscem, w którym wysyła się informacje o planowanych spotkaniach czy ważne pliki. Do takich celów warto używać skrzynki mailowej lub internetowego kalendarza.

Jak poprawić sposób komunikacji w firmie?

Oprócz narzędzi używanych do komunikacji wewnętrznej ważne jest również, jak formułuje się komunikaty trafiające do pracowników. Najczęstsze błędy dotyczące sposobu komunikacji wewnętrznej mogą być następujące:

• jednostronność – maile, w których zarząd lub szef działu informuje o obowiązkowym spotkaniu, to często konieczność. W miarę możliwości należy jednak ograniczyć jednostronny przepływ komunikatów. Przy ustalaniu wielu rzeczy (np. dostaw kawy lub wody) lepiej sprawdzają się ankiety, wywiady lub inne sposoby zbierania informacji;
• dystans – internetowe narzędzia komunikacji mogą doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy firmy nie znają prezesa i nie czują się częścią większej całości, jaką tworzy przedsiębiorstwo, co działa na nich demotywująco. Dodatkowo brak komunikacji „w cztery oczy” wpływa negatywnie na samopoczucie pracowników pozbawionych bezpośredniego kontaktu;
• nieprzejrzystość – nadużywanie korporacyjnego żargonu w komunikacji z pracownikami zwiększa czas potrzebny na zrozumienie prostego przekazu. Nieprzejrzystość dotyczy także przepływu informacji. O ważnych rzeczach, które mogą zainteresować wszystkich w dziale/w firmie, pracownicy nie powinni się dowiadywać przypadkiem. Sprzyja to bowiem plotkom, a w dłuższej perspektywie może doprowadzić do nieporozumień i konfliktów. Nieprzejrzystość komunikacji polega również na tym, że pracownicy nie wiedzą, do kogo zwrócić się z pytaniem w określonej sprawie, przez co załatwienie prostej rzeczy zabiera dużo czasu.

Zobacz także: Integracja pracowników – jak ją zorganizować i dlaczego jest tak ważna?

By komunikacja w firmie była bardziej przejrzysta, postaraj się uprościć ją na każdym poziomie: od usunięcia z wewnętrznych komunikatów zbędnych anglicyzmów przez wprowadzenie przejrzystych zasad, do kogo kierować pytania dotyczące np. zaopatrzenia, faktur itp.

Aby uniknąć większości z wymienionych problemów, kieruj się zasadą dialogu. Komunikacja w firmie na każdym poziomie (pracodawca-pracownik, szef działu-pracownik, pracownik-pracownik) powinna przypominać udaną rozmowę, w której obie strony się słuchają, bo darzą się wzajemnie szacunkiem i zaufaniem.