WODA W FIRMIE – OPTYMALIZACJA KOSZTÓW

Zagwarantowanie dostępu do wody dla pracowników to obowiązek, przed którym nie można – i nie warto – się uchylać. To jednak dość duże regularne wydatki dla firmy, dlatego dobrym pomysłem okaże się przemyślenie różnych rozwiązań i optymalizacja kosztów. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz jego charakteru (np. występowanie hal przemysłowych, open space’ów czy stołówek) można zdecydować się na rozmaite modele, takie jak dystrybutory wody filtrującej lub wody źródlanej w butlach. Sprawdź, jak dostosować dostawy wody do potrzeb firmy, którą reprezentujesz, i jak rozliczyć koszty zakupów.

Niezależnie od tego, jak duża jest firma i ilu pracowników zatrudnia, pracodawca ma obowiązek zapewnienia wszystkim osobom pracującym wodę zdatną do picia. Kwestię tę reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1997 r. dotyczące przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Wyposażenie biura w wodę zdatną do picia uznaje się za ogólnie przyjęty standard, podstawowy benefit pracowniczy, które przynosi korzyści również pracodawcy. Jakie konkretnie?

• Zwiększenie efektywności i lojalności pracowników

Mózg człowieka w blisko ¾ składa się z wody. Odwodnienie o 2–3% powoduje obniżenie koncentracji aż o 20%. Dbanie o odpowiednią ilość wody w organizmie pracownika przyczynia się do zwiększenia jego skuteczności w pracy. Osoby zatrudnione, które widzą dbałość pracodawcy o ich zdrowie, stają się również bardziej lojalne i same zwracają większą uwagę na efekty wykonywanych zadań.

• Zmniejszenie absencji

Nawet jeśli osoby w firmie, którą reprezentujesz, pracują przede wszystkim umysłowo, ich kondycja fizyczna będzie wpływała na jakość wykonywanych czynności. Należy pamiętać, że mięśnie w dużym stopniu składają się z wody, dlatego do prawidłowego funkcjonowania potrzebują regularnego uzupełniania płynów. Dobry stan fizyczny pracujących przekłada się także na zmniejszenie absencji, a zatem – minimalizację kosztów dla firmy.

Więcej o korzyściach picia wody przeczytasz tutaj.

Zamawianie dostawy wody do firmy – wyzwania i rozwiązania

Dostawa wody do firm wiąże się z pewnymi trudnościami, które należy rozważyć, by zoptymalizować jej koszty. W zależności od liczby pracowników i charakteru danej firmy te wyzwania są zróżnicowane.

MAŁE FIRMY

Jak wynika z raportu domu badawczego Maison, aż 54% przedstawicieli firm zatrudniających powyżej 5 pracowników korzysta z wody butelkowanej o pojemności do 5 litrów. Mikro przedsiębiorcy i prowadzący małe firmy pozornie nie muszą zastanawiać się nad rodzajem rozwiązań wodnych do firmy. Mała liczba pracowników równa się niewielki kłopot z dostawą wody. Czy stałe kupowanie niewielkich butelek wody to jednak dobra strategia?

Wyzwania – ciągłe zakupy wody w sklepie

W niewielkich przedsiębiorstwach decyzję o zapewnieniu  wody podejmuje zazwyczaj właściciel. Wysyła pracownika po zakup wody butelkowanej. Takie rozwiązanie jest niestety nieekologiczne – zakup dużej liczby butelek wiąże się z koniecznością utylizacji plastikowych opakowań. To także kolejne działanie, które musi wykonać pracownik administracji – stałe domawianie wody sprawia, że pracownik traci czas i energię na kwestie, które można załatwić w bardziej optymalny sposób.

Dodatkowym problemem może być właściwe oszacowanie ilości spożywanej wody. Według badań Eden Springs pracownik w firmie wypija średnio miesięcznie około 10 litrów wody do przygotowania napojów. Jeśli Twoja firma przyjmuje dużo gości, należy doliczyć odpowiednio dodatkową konsumpcję.

Rozwiązania – dystrybutory wody źródlanej

Aby pozbyć się problemu z magazynowaniem butelek o małej pojemności, a potem utylizacji plastikowych opakowań, można zdecydować się na dystrybutor i dostawy wody źródlanej w zwrotnych butlach. Obecnie z tego rozwiązania korzysta coraz więcej małych firm. Dostępne są modele urządzeń dozujących o różnej wielkości, które zmieszczą się w każdej przestrzeni.

Zaletą dystrybutorów wody źródlanej w butlach jest także możliwość wyboru odpowiednich pakietów dostaw – np. w Eden możesz zamawiać już od 2 butli po 18,9 litra i uzupełniać, kiedy zapotrzebowanie jest większe, np. latem. Jest również możliwość dopasowania dostaw do sezonowości biznesu.

ŚREDNIE FIRMY

W przedsiębiorstwach średniej wielkości, czyli zatrudniających kilkudziesięciu pracowników, dostęp do wody wysokiej jakości jest podstawowym benefitem, który pracodawca powinien zapewnić pracownikom. Jak znaleźć dobre rozwiązanie wodne dla średniej firmy?

Wyzwania – poszukiwanie oszczędności

Firma się rozrasta, zatrudnia coraz więcej pracowników, coraz częściej goszczą w niej kontrahenci, partnerzy, odbywają się spotkania biznesowe. Taka zmiana niesie za sobą konieczność zwiększenia dostaw wody. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa od office managerów oczekuje się również proponowania ciągle nowych ulepszeń i optymalizacji kosztów.

Rozwiązania –  stałe koszty przy dzierżawie dystrybutorów filtrujących

Obecnie najpopularniejszym modelem dostarczania wody w średnich przedsiębiorstwach są butle z wodą źródlaną i dzierżawiony dystrybutor wody.

Jeśli w Twojej firmie zatrudnionych jest ponad 20 osób, dobrym pomysłem może być wybór dystrybutora filtrującego wodę. Dzięki niemu zyskasz:

• nieograniczony dostęp do bezpiecznej, czystej wody,
• stałe (niskie) koszty eksploatacji,
• więcej miejsca w przestrzeni biurowej,
• więcej czasu, a mniej administracji związanej z dostawami wody,
• ekologiczne rozwiązanie dla Twojej firmy.

DUŻE FIRMY I FABRYKI

Przedsiębiorstwa zatrudniające dużą liczbę pracowników (powyżej 200 osób) muszą zaopatrywać się w dużą ilość wody pitnej. Z tego względu nadrzędnym celem jest znalezienie rozwiązań minimalizujących koszty dostaw i czasu ich koordynacji. Poznaj wskazówki, które pozwolą Ci na optymalizację tego zadania.

Wyzwania – ograniczony dostęp dostawców do pomieszczeń firmowych

W dużych przedsiębiorstwach często znajdują się także pomieszczenia takie jak: stołówki, open space’y, hale przemysłowe i magazynowe, do których dostawca ma ograniczony dostęp. Do części z tych pomieszczeń dostawcy wody nie mogą wejść ze względów bezpieczeństwa, w przypadku innych – z powodów organizacyjnych.  W tej sytuacji najlepiej sprawdzą się wspomniane dystrybutory filtrujące wodę. Ciągła wymiana butli nie będzie już konieczna, a zmiana filtrów w dystrybutorze wody odbywa się zazwyczaj co 6 miesięcy.

Dodatkowo w halach, magazynach, fabrykach niekiedy nie ma odpowiedniej przestrzeni, by składować butle z wodą. Panuje też wysoka temperatura lub zapylenie. Do takich hal, w których panują trudne warunki pracy, osoby dostarczające dystrybutory z wodą często nie mają dostępu. Wtedy obowiązek umieszczenia tam butli spoczywa na pracodawcy, a więc jest to kolejna czasochłonna czynność.

Rozwiązania – połącz różne typy dostaw wody do firmy

W zależności od struktury firmy, rozmieszczenia oddziałów, rodzajów powierzchni w dużych firmach stosowane są najczęściej rozwiązania łączone. W biurach można zdecydować się dystrybutory z butlami o pojemności 18,9 litra, które wystarczą na dłużej i zaspokoją potrzeby wszystkich pracowników. Na największych powierzchniach najlepiej sprawdzają się z kolei dystrybutory filtrujące wodę, przy których nie trzeba wymieniać i magazynować butli z wodą, a więc problem rozwiązuje się sam. Małe 0,5- lub 1,5-litrowe butelki z wodą źródlaną lub gazowaną mogą znajdować się w salach konferencyjnych (dla gości i kontrahentów) lub dla pracowników mobilnych.

Więcej o dystrybutorach filtrujących w dużych firmach przeczytasz tutaj.

Aby zoptymalizować koszty, najlepiej wybrać jednego dostawcę zapewniającego wszystkie rozwiązania. Dzięki temu:

• otrzymasz lepsze warunki cenowe,
• dostaniesz indywidualną ofertę, dostosowaną do potrzeb Twojej firmy,
• usprawnisz organizację dostawy, kontaktując się w tej sprawie tylko z jedną osobą.

Szukasz szczegółowych informacji o rozwiązaniach wodnych dla firm?

Zajrzyj na stronę Ekspert Wody.

Rozliczenie zakupu wody do firmy

Wydatki przeznaczone na zakup napojów dla pracowników to koszty, które zatrudniający ponosi ze względu na zobowiązania prawne. Zarządzający firmą może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca, kupując wodę do firmy czy organizując jej dostawę, odlicza VAT. Następnie dochodzi do nieodpłatnego przekazania wody pitnej pracownikom. Zwykle niesie ono za sobą konieczność opłaty podatku VAT. Zatrudniający, kupując wodę źródlaną, wypełnia jednak przepisy dotyczące warunków pracy, dlatego od tego zakupu wciąż może odliczyć podatek. Więcej informacji na temat rozliczenia zakupu wody w firmie znajdziesz w artykule eksperta Eden tutaj.

Wskazówki dotyczące optymalizacji dostaw wody do firmy oraz rozliczania kosztów zakupu wody do firmy są niezwykle ważne, by efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem. Warto jednak jeszcze raz podkreślić, że dostęp do wody pitnej to przede wszystkim prawdziwa inwestycja w zdrowie i samopoczucie pracowników, która opłaca się firmie.