Zadania dla office managera na początek 2018 roku

Początek roku to w firmie czas podsumowań, analiz i planów na kolejne 12 miesięcy. Należy m.in. opracować budżet, odświeżyć listę celów biznesowych oraz zdefiniować na nowo szanse i zagrożenia dla przedsiębiorstwa. Wiele pracy czeka także office managera – od niego zależy bowiem prawidłowe funkcjonowanie biura. Jakie zadania powinna wykonać na początku roku osoba zajmująca to stanowisko?

Zakres obowiązków kierownika biura jest bardzo szeroki – od zarządzania systemem rezerwacji sal konferencyjnych i kontaktu z ekipą sprzątającą, po odpowiedzialność za czasowe zaopatrzenie biura i odpowiedni przepływ dokumentów. Początek roku to czas szczególnie wytężonej pracy, ponieważ office manager oprócz codziennych obowiązków musi wykonać również szereg dodatkowych zadań.

Dowiedz się więcej na temat tego, czym zajmuje się office manager>>

Początek roku – czas planów i podsumowań

Kierownik biura na początku roku powinien wykonać 5 najważniejszych zadań.

• Zarchiwizowanie dokumentów z 2017 roku – do obowiązków office managera należy sprawdzenie, czy wszystkie dokumenty są kompletne i co ewentualnie trzeba w nich uzupełnić. O brakach powinien poinformować odpowiednie działy i zobowiązać pracowników do jak najszybszego uzupełnienia dokumentacji.
• Przygotowanie folderów na 2018 rok – na początku roku warto przygotować biuro do dalszej pracy: założyć segregatory lub teczki na kolejne miesiące czy uporządkować dokumentację elektroniczną.
• Zweryfikowanie ważności umów – zarówno z dostawcami (wody, kawy, internetu, usług telekomunikacyjnych, artykułów biurowych) i partnerami, jak i z pracownikami. Często do obowiązków office managera należy również sprawdzenie ważności pozwoleń, koncesji, badań technicznych pojazdów, a nawet badań BHP pracowników. Warto stworzyć dodatkowo rejestr przypomnień, by trzymać rękę na pulsie i odpowiednio wcześnie rozpocząć procedurę przedłużenia lub wypowiedzenia umowy.
• Zadbanie o optymalizację kosztów – zbliżający się koniec umowy z dostawcą to dobra pora na to, by sprawdzić opłacalność współpracy oraz zweryfikować realne zapotrzebowanie firmy. Może się bowiem okazać, że przedsiębiorstwo w ciągu ostatnich miesięcy zatrudniło kilkunastu nowych pracowników i zakontraktowany pakiet dostaw wody nie jest już wystarczający. Być może bardziej opłacalne niż dostawy wody butelkowej będzie zamówienie dystrybutora do wody? A może warto zainwestować w dzierżawę ekspresu?
• Zapoznanie się ze zmianami w prawie – w nadchodzącym roku wchodzą w życie zmiany w płatnościach VAT, obowiązek przesyłania Jednolitych Plików Kontrolnych oraz rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych (RODO). Dowiedz się więcej z artykułu na temat zmian podatkowych w 2018 roku.

Zobacz również: Woda w firmie – optymalizacja kosztów